Comment utiliser le système de messagerie
1-Ajoutez à la liste de diffusion l'ensemble des personnes concernées par votre message.
Par défaut le nom de votre client sera toujours affiché en bleu.
2- Remplacez le nom du client avec celui d'un collègue pour envoyer un message interne.
3- Ajoutez le terme 'Équipe' dans la liste de diffusion pour envoyer un message à votre équipe.
4-Utilisez le raccourci @nomducollègue dans votre texte pour taguer une personne de votre équipe en particulier et lui permettre de retrouver le message lui étant spécifiquement adressé.
- Comprendre la liste de diffusion
Le premier champ de la page correspond à votre liste de diffusion. Ce sont toutes les personnes qui verront votre message.
-Le client pourra y accéder depuis sont espace sécurisé
-Les membres de votre équipe pourront y accéder depuis leur compte (en fonction de leurs permissions.)
- Qu'est-ce que l'option @mention (at mention)
La mention @nomducollegue, vous permet de vous adresser spécifiquement à l'un(e) de vos collègues.
Votre collègue recevra une notification et verra son nom apparaître dans le contenu de votre message ce qui lui facilitera la tâche pour prendre le relai.
- Exemples de messages envoyés
Scénario #1 : Message externe
Dans l'exemple ci-dessous nous envoyons un message au client. Cependant nous taguons notre collègue Camilla dans le message afin qu'elle prenne le point. Le client verra donc cette conversation.
Scénario #2 : Message interne
Dans cet exemple, le message envoyé est interne. Nous ajoutons toute l'équipe à la liste diffusion. Les membres de l'équipe Clustdoc recevront donc une notification par email et pourront accéder à ce message directement au sein du dossier client.
Scénario #3 : Message interne
Dans cet exemple nous envoyons un message interne à quelques membres de notre équipe: Susan et Rhyta. Ces personnes recevront une notification et pourront consulter ce message.
Toutes les autres personnes de l'équipe ayant accès à ce dossier verront ce message.
À noter:
Les permissions et rôles de chacun de vos collaborateurs conditionnent l'accès aux dossiers. Si vous taguez une personne n'ayant pas accès au dossier concerné, celle-ci ne pourra pas voir le dossier depuis son compte. Vous pouvez donnez des accès exceptionnels depuis la section Droits d'accès ou modifier les permissions de vos collaborateurs si besoin.