Utiliser la messagerie sécurisée

Le système de messagerie sécurisée vous permet de communiquer facilement avec vos destinataires et vos coéquipiers. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez envoyer des messages externes/interne ou mentionner les membres de votre équipe dans n'importe quel message (externe ou interne) si nécessaire.

Le fonctionnement de la messagerie

Le premier champ du bloc de message correspond à votre liste de diffusion. Ce sont toutes les personnes à qui vous adressez explicitement le message.
- Si le nom de votre client ou contact y figure, il pourra y accéder depuis son espace sécurisé
- Côté admin, les messages sont visibles par l'ensemble des collaborateurs ayant accès au dossier (en fonction de leurs permissions.)

Envoyer un message à un client ou contact (Communication externe)

• Ajoutez à la liste de diffusion l'ensemble des personnes concernées par votre message.

• Ajoutez le terme 'Équipe' dans la liste de diffusion pour envoyer un message à votre équipe. 

Mentionner des collègues dans le corps du message

La mention @nomducollegue, vous permet de vous adresser spécifiquement à l'un(e) de vos collègues.
Votre collègue recevra une notification et verra son nom apparaître dans le contenu de votre message ce qui lui facilitera la tâche pour prendre le relai.

• Utilisez le raccourci @nomducollègue dans votre texte pour taguer une personne de votre équipe en particulier et lui permettre de retrouver le message lui étant spécifiquement adressé.

Découvrons des exemples concrets de messages

Scénario #1: J'envoie un message à mon client ou contact avec un(e) collègue en copie

Dans l'exemple ci-dessous nous envoyons un message au client. Cependant, nous taguons notre collègue dans le message afin qu'il prenne le point. Le client verra donc cette conversation.

Scénario #2 : J'envoie un message à toute mon équipe

Dans cet exemple, le message envoyé est interne. Nous ajoutons toute l'équipe à la liste diffusion. Les membres de l'équipe Clustdoc recevront donc une notification par email et pourront accéder à ce message directement au sein du dossier client. Seules les personnes ayant accès au dossier pourront lire ce message. 

Scénario #3 : J'envoie un message à certains collègues

Dans cet exemple nous envoyons un message interne à quelques membres de notre équipe: Ces personnes recevront une notification et pourront consulter ce message.
Toutes les autres personnes de l'équipe ayant accès à ce dossier verront ce message.