Utiliser la messagerie sécurisée

Le système de messagerie sécurisée vous permet de communiquer facilement avec vos destinataires et vos coéquipiers. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez envoyer des messages externes/interne ou mentionner les membres de votre équipe dans n'importe quel message (externe ou interne) si nécessaire.

ⓘ Un message est toujours rattaché à un dossier en cours

Comment utiliser le système de messagerie

1. Ajoutez à la liste de diffusion l'ensemble des personnes concernées par votre message.
Par défaut le nom de votre client sera toujours affiché en bleu. 

2. Remplacez le nom du client avec celui d'un collègue pour envoyer un message interne.

3. Ajoutez le terme 'Équipe' dans la liste de diffusion pour envoyer un message à votre équipe. 

4. Utilisez le raccourci @nomducollègue dans votre texte pour taguer une personne de votre équipe en particulier et lui permettre de retrouver le message lui étant spécifiquement adressé.

• Comprendre la liste de diffusion

Le premier champ de la page correspond à votre liste de diffusion. Ce sont toutes les personnes qui verront votre message.
-Le client pourra y accéder depuis sont espace sécurisé
-Les membres de votre équipe pourront y accéder depuis leur compte (en fonction de leurs permissions.)

Qu'est-ce que l'option @mention (at mention)

La mention @nomducollegue, vous permet de vous adresser spécifiquement à l'un(e) de vos collègues.
Votre collègue recevra une notification et verra son nom apparaître dans le contenu de votre message ce qui lui facilitera la tâche pour prendre le relai.

Exemples de messages envoyés

Scénario #1 : Message externe

Dans l'exemple ci-dessous nous envoyons un message au client. Cependant nous taguons notre collègue Camilla dans le message afin qu'elle prenne le point. Le client verra donc cette conversation.

Scénario #2 : Message interne

Dans cet exemple, le message envoyé est interne. Nous ajoutons toute l'équipe à la liste diffusion. Les membres de l'équipe Clustdoc recevront donc une notification par email et pourront accéder à ce message directement au sein du dossier client. 

Scénario #3 : Message interne
Dans cet exemple nous envoyons un message interne à quelques membres de notre équipe: Susan et Rhyta. Ces personnes recevront une notification et pourront consulter ce message.
Toutes les autres personnes de l'équipe ayant accès à ce dossier verront ce message.

À noter:
Les permissions et rôles de chacun de vos collaborateurs conditionnent l'accès aux dossiers. Si vous taguez une personne n'ayant pas accès au dossier concerné, celle-ci ne pourra pas voir le dossier depuis son compte. Vous pouvez donnez des accès exceptionnels depuis la section Droits d'accès ou modifier les permissions de vos collaborateurs si besoin.