Créer des procédures jointes (Multi-destinataires)

💡 Important : L'option 'Contributeurs' est une fonctionnalité Premium. Vous pouvez la tester gratuitement pendant 7 jours avant de l'activer via les Boosters ou avec un abonnement Platinum. 

Certaines procédures peuvent demander la contribution de plusieurs clients ou contacts. Il s'agit par exemple de procédures telles qu'une demande de colocation ou une demande d'ouverture de compte joint (où vous n'avez pas qu'un seul contributeur au dossier).

Nous avons créé la fonctionnalité 'Rôles de contributeurs' afin de gérer efficacement ce type de procédures. 

Spécificités et options des contributeurs

Lors de la configuration des contributeurs, vous serez plus à l'aise en vous familiarisant avec leurs spécificités :

L'accès consultatif : Grâce à cette option, le contributeur ne peut que voir et télécharger les documents du dossier.

L'accès éditeur : Le contributeur éditeur peut ajouter des coordonnées de contact côté dossier sous les rôles que vous aurez définis

Étape 1. Préparez votre procédure 

• Allez dans votre procédure puis cliquez sur 'Configuration>Contributeurs' dans le menu latéral pour créer des rôles de contributeurs
• Ajoutez les différents contributeurs qui, à votre sens, seront amenés à intervenir sur les futurs dossiers, en plus du destinataire principal.

💡 Utilisez notre tableau ci-dessous pour vous aider à identifier vos potentiels destinataires secondaires

Etape 2. Assignez les bons éléments à chaque rôle 

Maintenant que vous avez listé les rôles de contributeurs, vous pouvez assigner à ces différents rôles les pièces justificatives concernées. 

Les contributeurs ne verront que les éléments qui leurs sont attribués.  

• Cliquez le bouton 'Modifier' de la pièce justificative 
• Allez dans l'onglet 'Contributeur' pour affecter la pièce justificative au bon rôle

Facultatif. Préparez l'email de notification

• Toujours depuis votre procédure, cliquez sur Automatisation dans le menu latéral
• Cliquez ensuite sur le bouton Nouvelle automatisation et sélectionne l'action que vous voulez réaliser. 

ⓘ Cet email sera systématiquement envoyé aux contributeurs que vous invitez dans un dossier en cours. Assurez-vous que son contenu soit adapté à tous les potentiels contributeurs. 

Etape 3. Envoyez l'email d'invitation aux contributeurs

Lorsque vous travaillerez sur un dossier, il suffira d'inviter un contributeur à rejoindre celui-ci pour faire avance la constitution de vos dossiers. 

• Allez dans un dossier en cours et cliquez sur 'Contributeurs' pour y ajouter quelqu'un selon le rôle disponible
• En face de chaque rôle vous verrez l'icône . Cliquez sur celle-ci pour ajouter les coordonnées de votre contact
• L'email d'invitation de contributeur sera automatiquement envoyé à cette personne si vous l'avez configuré dans la procédure ou vous pouvez cocher la case 'Notifier le destinataire'.