Comment ajouter des tâches internes à une procédure

Création de tâches internes

Vous pouvez ajouter une tâche qui sera marquée comme interne ou privée et disponible dans votre liste de contrôle.

Utiliser des listes de tâches internes

Note importante : La fonction todo & SOP est disponible avec un plan Booster ou Platinum.

Lors de la gestion d'un dossier en ligne, vous pouvez avoir besoin que les membres de l'équipe passent en revue une liste de contrôle des choses qui doivent être vérifiées ou complétées dans le cadre de vos procédures opérationnelles standard.

Exemple rapide :

• Envoyer les fiches de paie du client au département de conformité.
• Vérifier le numéro d'identification avec les données du CRM
• Imprimer et classer le certificat d'activité du client

Ces actions, qui doivent être réalisées par votre équipe (même si elles n'entrent pas directement dans la liste de contrôle du dossier client), peuvent être capturées à l'aide de la fonction Todo list de Clustdoc.

Attacher une tâche interne à une étape spécifique de votre check-list

La fonction Todo list vous permet de lister explicitement les tâches spécifiques qui doivent être accomplies par votre équipe pour une étape spécifique de votre checklist d'onboarding. Pour la mettre en place, allez dans votre procédure.

• Allez dans votre procédure.
• Faites défiler jusqu'à l'étape concernée
• Cliquez sur le bouton "Modifier", puis ouvrez l'onglet "Todo/SOP".
• Ajoutez votre liste de tâches

Cocher et compléter une tâche sur les étapes de votre liste de contrôle

Une fois que vous avez dressé la liste de vos différentes tâches, votre équipe pourra marquer ces tâches comme achevées tout en examinant les informations soumises.

Poursuivons avec l'exemple ci-dessus. Nous avons précédemment mis en place quelques tâches liées à l'étape "signature du contrat" de notre liste de contrôle.

Voyons maintenant comment nous pouvons accomplir ces tâches dans un dossier client en direct.

Quelle est la différence entre les statuts et les todos ?

Les étapes todos (traitées dans cet article) sont pour la plupart des tâches ou des procédures opérationnelles liées à une étape.

Par exemple : Approuvé par John, Révisé par Mona.

Les statuts des étapes (voir cet article) vous permettent de lister chronologiquement les étapes qui doivent se produire sur votre liste de contrôle des étapes. Ils vous permettent de comprendre où vous en êtes dans la procédure pour une étape donnée.

Par exemple : En attente de la revue de l'équipe X, Audit commencé.

Bien sûr, vous pouvez utiliser ces fonctionnalités comme vous le souhaitez, il s'agit juste de quelques conseils pour vous aider à comprendre comment ils fonctionnent habituellement.

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