Découvrir des exemples concrets d'automatisation

Le Booster Automatisation est requis pour effectuer des automatisations en nombre illimité.

Notre système vous permet de combiner 15 déclencheurs et 16 actions, portant à un minimum de 240, le nombre d'automatisations possibles avec l'outil afin de gagner en productivité lors de la gestion de vos dossiers.

Cependant, nous savons qu'il est parfois compliqué de matérialiser l'ensemble des automatisations que vous avez en tête. Voici quelques exemples tous frais que vous pourriez copier et adapter dès aujourd'hui.

Scénario 1 : Notifier un utilisateur final lorsqu'un membre de votre équipe l'invite à démarrer un dossier.

Scénario 2 : Notifier un contact lorsqu'il s'inscrit via un lien de portail

Déclencheur suggéré	Lorsque quelqu'un démarre un dossier via le portail
Action suggérée	Notifier le contributeur concerné (si applicable)

 

Scénario 3 : Notifier un contact lorsque quelqu'un de votre équipe envoie un message via le dossier en cours

Déclencheur suggéré	Lorsqu'un message est envoyé à un contributeur
Action suggérée	Notifier le contributeur concerné (si applicable)

 

Scénario 4: Envoyer un rappel à un contact afin qu'il finalise son dossier 

Recommandation	Ajouter une date limite au dossier
Déclencheur suggéré	Lorsque le dossier est créé
Pause suggérée	Attendre 3 jours
Condition suggérée	Éléments manquants >1
Action suggérée	Notifier plusieurs contributeurs

Scénario 5: Notifier un membre de votre équipe (pour validation) d'un élément du dossier complété par un contact

Déclencheur suggéré	Lorsqu'un élément du dossier est déposé ou validé (Ex. Un formulaire complété par exemple)
Action suggérée	Notifier des collaborateurs

 

Scénario 6: Notifier un membre de votre équipe lorqu'un autre collaborateur complète une tâche de la todo interne 

Recommandation	Créer une todo liste interne liée à votre procédure
Déclencheur suggéré	Lorsqu'une tâche du dossier a été effectuée
Action suggérée	Notifier des collaborateurs
Déclencheur suggéré	Lorsqu'une autre tâche du dossier a été effectuée
Action suggérée	Notifier d'autres collaborateurs

Scénario 7 : Modifier l'état d'avancement du dossier lorsqu'un membre de l'équipe effectue une tâche et notifier le contact final 

Recommandation	Créer une todo liste interne liée à votre procédure
Déclencheur suggéré	Lorsqu'une tâche de la todo du dossier a été effectuée
Action suggérée	Changer l'état d'avancement du dossier concerné
Pause suggérée	Attendre 2 jours
Action suggérée	Notifier des contributeurs

Scénario 8 : Vérifier si un dossier est complet à l'atteinte de la date limite, si non,  relancer le contact 

Recommandation	Ajouter une date limite au dossier
Déclencheur suggéré	Lorsqu'un dossier est créer
Pause suggérée	Attendre 1 jour avant la date limite
Condition suggérée	Vérifier s'il y a des éléments manquants (éléments manquants >1)
Action suggérée	Notifier des contributeurs

Scénario 9 : Créer un bouton de raccourci pour envoyer un rappel en un clic à un contact

Déclencheur suggéré	Lors du clic sur un bouton personnalisé
Action suggérée	Notifier des contributeurs

Scénario 10 : Envoyer un rappel tous les 5 jours à un contact qui n'a pas complété son dossier

Déclencheur suggéré	Lorsqu'un dossier est créé
Pause suggérée	Attendre 5 jours
Condition suggérée	Vérifier s'il y a des éléments manquants
Action suggérée	Notifier plusieurs collaborateurs
Pause suggérée	Attendre 5 jours
Condition suggérée	Vérifier s'il y a des éléments manquants
Action suggérée	Notifier plusieurs collaborateurs
Pause suggérée	Attendre 5 jours
Ainsi de suite	...

Scénario 11 : Démarrer un second dossier lorsqu'un dossier est finalisé 

Recommandation	Gardez en tête quelles sont les 2 procédures que vous souhaitez connecter. Il faudra également utiliser les balises pour renseigner les coordonnées d'un contact existant ou capturé via le dossier initial.
Déclencher suggéré	Lorsque l'état d'avancement du dossier est mis à jour
Action suggérée	Créer un nouveau dossier
Action suggérée	Notifier plusieurs contributeurs (si la seconde procédure n'a pas d'email d'invitation)

Scénario 12 : Assigner quelqu'un au rôle de contributeur et notifier cette personne 

Recommandation	Listez l'ensemble des contributeurs potentiellement impliqués dans votre procédure. Recueillez par exemple leurs noms, prénoms et adresses électroniques (si elles ne sont pas déjà connues) dans un formulaire. Ainsi vous ajouterez ces infos sous forme de balise dans l'action d'assignation ci-dessous.
Déclencheur suggéré	Lorsqu'une étape de la liste est complétée (exemple une fiche de renseignements)
Action suggérée	Assigner un contributeur
Action suggérée	Notifier les contributeurs

Scénario 13 : Organiser automatiquement les dossiers avec des étiquettes pour faciliter leur traitement par votre équipe

Recommandation	Créer tout d'abord une liste d'étiquettes
Déclencheur suggéré	Lorsqu'un contributeur clique sur le bouton < J'ai terminé>
Action suggérée (Optionnel)	Et la réponse à une question d'un formulaire est 'X'
Action suggérée	Appliquer une étiquette au dossier
Action suggérée	Notifier plusieurs contributeurs

 

Scénario 14 : Notifier un collaborateur lorsque d'autres collègues complètent certaines tâches bien définies de la todo interne

Recommandation	Créer une todo liste interne liée à votre procédure
Déclencheur suggéré	Lorsqu'une tâche est complétée
Déclencheur suggéré	Lorsqu'une seconde tâche est complétée
Déclencheur suggéré	Lorsqu'une troisième tâche est complétée
Action suggérée	Notifier les collaborateurs

 

 

Scénario 15 : Attribuer un dossier à un responsable en fonction d'une localisation. 

Déclencheur suggéré	Lorsqu’un dossier est créé
Condition suggérée	Quand la valeur du champ de formulaire est égale à “Normandie”
Action suggéré	Changer le responsable du dossier

 

 

Scénario 16 : Ajouter le contrat à signer après le remplissage du formulaire. 

Déclencheur suggéré	Lorsque le statut de l’étape “Formulaire” devient approuvé
Action suggérée	Générer les fichiers des étapes “signer le contrat”

 

Scénario 17 : Modifier la date de clôture suite à une pré validation.

Scénario 18 : Pré valider un fichier et envoyer un message au contributeur concerné.

Scénario 19 : Nommer le dossier en fonction du nom complet du client.

Scénario 20 : Envoyer un rappel à l'aide d'un bouton personnalisé.

Scénario 21 : Envoyer un message à un contributeur lorsqu’une tâche d’une étape spécifique a été effectuée. 

Scénario 22 : Valider un élément du dossier et modifier la visibilité des contributeurs. 

Scénario 23 : Renommer un dossier en fonction du nom de l’entreprise. 

Scénario 24 : Changer le titre du dossier en fonction de la date de création.

Scénario 25 : Mettre une adresse en copie.

Scénario 26 : Pré valider automatiquement une étape dès le dépôt d’une pièce jointe.

Scénario 27 : Notifier les contributeurs en fonction d’un changement de responsable et du statut du dossier. 

Scénario 28 : Modifier le statut du dossier lorsqu’une nouvelle étape est créée. 

Scénario 29 : Notifier le responsable du dossier après un changement de statut d’une étape.

Scénario 30 : Si information manquante, renommer le dossier en fonction d’une autre information. 

Scénario 31 : Modifier un statut du dossier “pré validé” si un élément du dossier n’est pas approuvé.

Scénario 32 : Changement de statut d’un dossier lorsque le destinataire secondaire cliquez sur le bouton “j’ai terminé”. 

Scénario 33 : Rappelez le responsable du dossier un jour après la mise à jour de l’état d'avancement du dossier. 

Scénario 34 : Envoyer un rappel au responsable deux jours après un changement d’étape.