Le Booster Automatisation est requis pour effectuer des automatisations en nombre illimité.
Notre système vous permet de combiner 15 déclencheurs et 16 actions, portant à un minimum de 240, le nombre d'automatisations possibles avec l'outil afin de gagner en productivité lors de la gestion de vos dossiers.
Cependant, nous savons qu'il est parfois compliqué de matérialiser l'ensemble des automatisations que vous avez en tête. Voici quelques exemples tous frais que vous pourriez copier et adapter dès aujourd'hui.
Scénario 1 : Notifier un utilisateur final lorsqu'un membre de votre équipe l'invite à démarrer un dossier.
| Déclencheur suggéré | Lorsqu'un contact est invité à déposer un dossier |
| Action suggérée | Notifier le contributeur concerné (si applicable) |
Scénario 2 : Notifier un contact lorsqu'il s'inscrit via un lien de portail
| Déclencheur suggéré | Lorsque quelqu'un démarre un dossier via le portail |
| Action suggérée | Notifier le contributeur concerné (si applicable) |
Scénario 3 : Notifier un contact lorsque quelqu'un de votre équipe envoie un message via le dossier en cours
| Déclencheur suggéré | Lorsqu'un message est envoyé à un contributeur |
| Action suggérée | Notifier le contributeur concerné (si applicable) |
Scénario 4: Envoyer un rappel à un contact afin qu'il finalise son dossier
| Recommandation | Ajouter une date limite au dossier |
| Déclencheur suggéré | Lorsque le dossier est créé |
| Pause suggérée | Attendre 3 jours |
| Condition suggérée | Éléments manquants >1 |
| Action suggérée | Notifier plusieurs contributeurs |
Scénario 5: Notifier un membre de votre équipe (pour validation) d'un élément du dossier complété par un contact
| Déclencheur suggéré | Lorsqu'un élément du dossier est déposé ou validé (Ex. Un formulaire complété par exemple) |
| Action suggérée | Notifier des collaborateurs |
Scénario 6: Notifier un membre de votre équipe lorqu'un autre collaborateur complète une tâche de la todo interne
| Recommandation | Créer une todo liste interne liée à votre procédure |
| Déclencheur suggéré | Lorsqu'une tâche du dossier a été effectuée |
| Action suggérée | Notifier des collaborateurs |
| Déclencheur suggéré | Lorsqu'une autre tâche du dossier a été effectuée |
| Action suggérée | Notifier d'autres collaborateurs |
Scénario 7 : Modifier l'état d'avancement du dossier lorsqu'un membre de l'équipe effectue une tâche et notifier le contact final
| Recommandation | Créer une todo liste interne liée à votre procédure |
| Déclencheur suggéré | Lorsqu'une tâche de la todo du dossier a été effectuée |
| Action suggérée | Changer l'état d'avancement du dossier concerné |
| Pause suggérée | Attendre 2 jours |
| Action suggérée | Notifier des contributeurs |
Scénario 8 : Vérifier si un dossier est complet à l'atteinte de la date limite, si non, relancer le contact
| Recommandation | Ajouter une date limite au dossier |
| Déclencheur suggéré | Lorsqu'un dossier est créer |
| Pause suggérée | Attendre 1 jour avant la date limite |
| Condition suggérée | Vérifier s'il y a des éléments manquants (éléments manquants >1) |
| Action suggérée | Notifier des contributeurs |
Scénario 9 : Créer un bouton de raccourci pour envoyer un rappel en un clic à un contact
| Déclencheur suggéré | Lors du clic sur un bouton personnalisé |
| Action suggérée | Notifier des contributeurs |
Scénario 10 : Envoyer un rappel tous les 5 jours à un contact qui n'a pas complété son dossier
| Déclencheur suggéré | Lorsqu'un dossier est créé |
| Pause suggérée | Attendre 5 jours |
| Condition suggérée | Vérifier s'il y a des éléments manquants |
| Action suggérée | Notifier plusieurs collaborateurs |
| Pause suggérée | Attendre 5 jours |
| Condition suggérée | Vérifier s'il y a des éléments manquants |
| Action suggérée | Notifier plusieurs collaborateurs |
| Pause suggérée | Attendre 5 jours |
| Ainsi de suite | ... |
Scénario 11 : Démarrer un second dossier lorsqu'un dossier est finalisé
| Recommandation |
Gardez en tête quelles sont les 2 procédures que vous souhaitez connecter. Il faudra également utiliser les balises pour renseigner les coordonnées d'un contact existant ou capturé via le dossier initial. |
| Déclencher suggéré | Lorsque l'état d'avancement du dossier est mis à jour |
| Action suggérée | Créer un nouveau dossier |
| Action suggérée | Notifier plusieurs contributeurs (si la seconde procédure n'a pas d'email d'invitation) |
Scénario 12 : Assigner quelqu'un au rôle de contributeur et notifier cette personne
| Recommandation |
Listez l'ensemble des contributeurs potentiellement impliqués dans votre procédure. Recueillez par exemple leurs noms, prénoms et adresses électroniques (si elles ne sont pas déjà connues) dans un formulaire. Ainsi vous ajouterez ces infos sous forme de balise dans l'action d'assignation ci-dessous. |
| Déclencheur suggéré | Lorsqu'une étape de la liste est complétée (exemple une fiche de renseignements) |
| Action suggérée | Assigner un contributeur |
| Action suggérée | Notifier les contributeurs |
Scénario 13 : Organiser automatiquement les dossiers avec des étiquettes pour faciliter leur traitement par votre équipe
| Recommandation | Créer tout d'abord une liste d'étiquettes |
| Déclencheur suggéré | Lorsqu'un contributeur clique sur le bouton < J'ai terminé> |
| Action suggérée (Optionnel) | Et la réponse à une question d'un formulaire est 'X' |
| Action suggérée | Appliquer une étiquette au dossier |
| Action suggérée | Notifier plusieurs contributeurs |
Scénario 14 : Notifier un collaborateur lorsque d'autres collègues complètent certaines tâches bien définies de la todo interne
| Recommandation | Créer une todo liste interne liée à votre procédure |
| Déclencheur suggéré | Lorsqu'une tâche est complétée |
| Déclencheur suggéré | Lorsqu'une seconde tâche est complétée |
| Déclencheur suggéré | Lorsqu'une troisième tâche est complétée |
| Action suggérée | Notifier les collaborateurs |
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