Le Booster Automatisation est requis pour effectuer des automatisations en nombre illimité.
Notre système vous permet de combiner 15 déclencheurs et 16 actions, portant à un minimum de 240, le nombre d'automatisations possibles avec l'outil afin de gagner en productivité lors de la gestion de vos dossiers.
Cependant, nous savons qu'il est parfois compliqué de matérialiser l'ensemble des automatisations que vous avez en tête. Voici quelques exemples tous frais que vous pourriez copier et adapter dès aujourd'hui.
Scénario 1 : Notifier un utilisateur final lorsqu'un membre de votre équipe l'invite à démarrer un dossier.
Déclencheur suggéré |
Lorsqu'un contact est invité à déposer un dossier |
Action suggérée |
Notifier le contributeur concerné (si applicable) |
Scénario 2 : Notifier un contact lorsqu'il s'inscrit via un lien de portail
Déclencheur suggéré |
Lorsque quelqu'un démarre un dossier via le portail |
Action suggérée |
Notifier le contributeur concerné (si applicable) |
Scénario 3 : Notifier un contact lorsque quelqu'un de votre équipe envoie un message via le dossier en cours
Déclencheur suggéré |
Lorsqu'un message est envoyé à un contributeur |
Action suggérée |
Notifier le contributeur concerné (si applicable) |
Scénario 4: Envoyer un rappel à un contact afin qu'il finalise son dossier
Recommandation |
Ajouter une date limite au dossier |
Déclencheur suggéré |
Lorsque le dossier est créé |
Pause suggérée |
Attendre 3 jours |
Condition suggérée |
Éléments manquants >1 |
Action suggérée |
Notifier plusieurs contributeurs |
Scénario 5: Notifier un membre de votre équipe (pour validation) d'un élément du dossier complété par un contact
Déclencheur suggéré |
Lorsqu'un élément du dossier est déposé ou validé (Ex. Un formulaire complété par exemple) |
Action suggérée |
Notifier des collaborateurs |
Scénario 6: Notifier un membre de votre équipe lorqu'un autre collaborateur complète une tâche de la todo interne
Recommandation |
Créer une todo liste interne liée à votre procédure |
Déclencheur suggéré |
Lorsqu'une tâche du dossier a été effectuée |
Action suggérée |
Notifier des collaborateurs |
Déclencheur suggéré |
Lorsqu'une autre tâche du dossier a été effectuée |
Action suggérée |
Notifier d'autres collaborateurs |
Scénario 7 : Modifier l'état d'avancement du dossier lorsqu'un membre de l'équipe effectue une tâche et notifier le contact final
Recommandation |
Créer une todo liste interne liée à votre procédure |
Déclencheur suggéré |
Lorsqu'une tâche de la todo du dossier a été effectuée |
Action suggérée |
Changer l'état d'avancement du dossier concerné |
Pause suggérée |
Attendre 2 jours |
Action suggérée |
Notifier des contributeurs |
Scénario 8 : Vérifier si un dossier est complet à l'atteinte de la date limite, si non, relancer le contact
Recommandation |
Ajouter une date limite au dossier |
Déclencheur suggéré |
Lorsqu'un dossier est créer |
Pause suggérée |
Attendre 1 jour avant la date limite |
Condition suggérée |
Vérifier s'il y a des éléments manquants (éléments manquants >1) |
Action suggérée |
Notifier des contributeurs |
Scénario 9 : Créer un bouton de raccourci pour envoyer un rappel en un clic à un contact
Déclencheur suggéré |
Lors du clic sur un bouton personnalisé |
Action suggérée |
Notifier des contributeurs |
Scénario 10 : Envoyer un rappel tous les 5 jours à un contact qui n'a pas complété son dossier
Déclencheur suggéré |
Lorsqu'un dossier est créé |
Pause suggérée |
Attendre 5 jours |
Condition suggérée |
Vérifier s'il y a des éléments manquants |
Action suggérée |
Notifier plusieurs collaborateurs |
Pause suggérée |
Attendre 5 jours |
Condition suggérée |
Vérifier s'il y a des éléments manquants |
Action suggérée |
Notifier plusieurs collaborateurs |
Pause suggérée |
Attendre 5 jours |
Ainsi de suite |
... |
Scénario 11 : Démarrer un second dossier lorsqu'un dossier est finalisé
Recommandation |
Gardez en tête quelles sont les 2 procédures que vous souhaitez connecter.
Il faudra également utiliser les balises pour renseigner les coordonnées d'un contact existant ou capturé via le dossier initial.
|
Déclencher suggéré |
Lorsque l'état d'avancement du dossier est mis à jour |
Action suggérée |
Créer un nouveau dossier |
Action suggérée |
Notifier plusieurs contributeurs (si la seconde procédure n'a pas d'email d'invitation) |
Scénario 12 : Assigner quelqu'un au rôle de contributeur et notifier cette personne
Recommandation |
Listez l'ensemble des contributeurs potentiellement impliqués dans votre procédure.
Recueillez par exemple leurs noms, prénoms et adresses électroniques (si elles ne sont pas déjà connues) dans un formulaire.
Ainsi vous ajouterez ces infos sous forme de balise dans l'action d'assignation ci-dessous.
|
Déclencheur suggéré |
Lorsqu'une étape de la liste est complétée (exemple une fiche de renseignements) |
Action suggérée |
Assigner un contributeur |
Action suggérée |
Notifier les contributeurs |
Scénario 13 : Organiser automatiquement les dossiers avec des étiquettes pour faciliter leur traitement par votre équipe
Recommandation |
Créer tout d'abord une liste d'étiquettes |
Déclencheur suggéré |
Lorsqu'un contributeur clique sur le bouton < J'ai terminé> |
Action suggérée (Optionnel) |
Et la réponse à une question d'un formulaire est 'X' |
Action suggérée |
Appliquer une étiquette au dossier |
Action suggérée |
Notifier plusieurs contributeurs |
Scénario 14 : Notifier un collaborateur lorsque d'autres collègues complètent certaines tâches bien définies de la todo interne
Recommandation |
Créer une todo liste interne liée à votre procédure |
Déclencheur suggéré |
Lorsqu'une tâche est complétée |
Déclencheur suggéré |
Lorsqu'une seconde tâche est complétée |
Déclencheur suggéré |
Lorsqu'une troisième tâche est complétée |
Action suggérée |
Notifier les collaborateurs |
Scénario 15 : Attribuer un dossier à un responsable en fonction d'une localisation.
Déclencheur suggéré |
Lorsqu’un dossier est créé |
Condition suggérée |
Quand la valeur du champ de formulaire est égale à “Normandie” |
Action suggéré |
Changer le responsable du dossier |
Scénario 16 : Ajouter le contrat à signer après le remplissage du formulaire.
Déclencheur suggéré |
Lorsque le statut de l’étape “Formulaire” devient approuvé |
Action suggérée |
Générer les fichiers des étapes “signer le contrat” |
Scénario 17 : Modifier la date de clôture suite à une pré validation.
Déclencheur suggéré |
Lorsque le statut du dossier devient “pré-approuvé” |
Action suggéré |
Modifier la date limite du dossier. |
Scénario 18 : Pré valider un fichier et envoyer un message au contributeur concerné.
Déclencheur suggéré |
Lorsqu’un contributeur est invité à compléter un dossier |
Action suggérée |
Notifier le contributeur concerné |
Condition suggérée |
Le statut de l’élément “fiche de renseignement à remplir” est égal à “en cours” |
Action suggérée |
Pré-valider les étapes |
Scénario 19 : Nommer le dossier en fonction du nom complet du client.
Déclencheur suggéré |
Lorsqu’un dossier est créé |
Action suggérée |
Changer le titre du dossier au nom complet du contact : {CONTACT_FULLNAME} |
Scénario 20 : Envoyer un rappel à l'aide d'un bouton personnalisé.
Déclencheur suggéré |
Lors du clic sur le bouton personnalisé “Envoyer un rappel” |
Action suggérée |
Notifier des collaborateurs |
Scénario 21 : Envoyer un message à un contributeur lorsqu’une tâche d’une étape spécifique a été effectuée.
Déclencheur suggéré |
Lorsque la tâche “valider” de l’étape “carte d’identité” a été effectuée |
Action suggérée |
Changer le statut du dossier à “pré-approuvé” |
Action suggérée |
Notifier le contributeur concerné |
Scénario 22 : Valider un élément du dossier et modifier la visibilité des contributeurs.
Condition suggéré |
Lorsque le “formulaire” est approuvé |
Si oui : Action suggérée |
Modifier la visibilité d’une étape par des contributeurs |
Si non : Pause suggérée |
Attendre jusqu’à 2 jours avant la date limite de l’étape |
Action suggérée |
Notifier le responsable du dossier |
Scénario 23 : Renommer un dossier en fonction du nom de l’entreprise.
Déclencheur suggéré |
Lorsqu’un dossier est créé |
Action suggérée |
Renommer le dossier : {CONTACT_COMPANY} |
Scénario 24 : Changer le titre du dossier en fonction de la date de création.
Déclencheur suggéré |
Lorsqu’un dossier est créé |
Action suggérée |
Renommer le dossier : {DOSSIER_CREATED_AT} |
Scénario 25 : Mettre une adresse en copie.
Déclencheur suggéré |
Lorsqu’un message est envoyer à un contributeur (destinataire principal) |
Action suggérée |
Notifier le contributeur concerné |
Scénario 26 : Pré valider automatiquement une étape dès le dépôt d’une pièce jointe.
Déclencheur suggéré |
Lorsqu’une pièce jointe est rattachée au dossier |
Action suggérée |
Valider une étape de la liste |
Scénario 27 : Notifier les contributeurs en fonction d’un changement de responsable et du statut du dossier.
Déclencheur suggéré |
Lorsque le responsable du dossier change |
Condition suggérée |
Le statut du dossier est égale à “en cours” |
Action suggérée |
Notifier le contributeur concerné |
Scénario 28 : Modifier le statut du dossier lorsqu’une nouvelle étape est créée.
Déclencheur suggéré |
Lorsqu’une nouvelle étape est créée dans la checklist |
Condition suggérée |
Le statut du dossier est égal à “pré-approuvé” |
Action suggérée |
Changer le statut du dossier à “en cours” |
Scénario 29 : Notifier le responsable du dossier après un changement de statut d’une étape.
Déclencheur suggéré |
Lorsqu’une étape d’un élément du dossier est déposé ou validé |
Pause suggérée |
Attendre jusqu'à 1 jour après l'événement précédent |
Action suggérée |
Notifier le responsable du dossier |
Scénario 30 : Si information manquante, renommer le dossier en fonction d’une autre information.
Condition suggérée |
La valeur de l’expression {CONTACT_FULLNAME} est vide |
Action suggérée |
Renommer le dossier avec un nouveau titre : {CONTACT_COMPANY} |
Scénario 31 : Modifier un statut du dossier “pré validé” si un élément du dossier n’est pas approuvé.
Déclencheur suggéré |
Lorsqu’un dossier est pré validé |
Condition suggérée |
Le statut de l’élément “carte d’identité” est différent de “approuvé” |
Action suggérée |
Modifier le statut du dossier à “en cours” |
Scénario 32 : Changement de statut d’un dossier lorsque le destinataire secondaire cliquez sur le bouton “j’ai terminé”.
Déclencheur suggéré |
Lorsqu’un contributeur secondaire clique sur le bouton < J’ai terminé > |
Condition suggérée |
Le statut du dossier est différent de “Pré-approuvé” |
Action suggérée |
Modifier le statut du dossier à “Pré-approuvé” |
Scénario 33 : Rappelez le responsable du dossier un jour après la mise à jour de l’état d'avancement du dossier.
Déclencheur suggéré |
Lorsque l’état d’avancement du dossier est mis à jour |
Pause suggérée |
Attendre jusqu’à 1 jour après l’événement précédent |
Action suggérée |
Notifier le responsable du dossier |
Scénario 34 : Envoyer un rappel au responsable deux jours après un changement d’étape.
Déclencheur suggéré |
Lorsque quelqu’un démarre un dossier via le portail |
Condition suggérée |
L’état d’avancement de ce dossier est égale à “vérification en cours” |
Pause suggérée |
Attendre jusqu’à 2 jours après l’événement précédent |
Action suggérée |
Notifier le responsable du dossier |
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