Comment utiliser les étiquettes
💡Les étiquettes ne sont pas des hashtags ;) Elles servent à organiser votre travail.
Les étiquettes sont très efficaces. Voyons comment les utiliser.
Scénario | Exemple de configuration | Effets sur votre activité |
A | Ajout d'une balise à un nouveau Dossier ou à un Dossier existant | Cela permet à vous et à votre équipe, de segmenter votre travail. Les Dossiers seront ainsi regroupés et vous pourrez filtrer votre tableau de bord des Dossiers par étiquette. |
B | Ajout d'une même étiquette à une procédure & à un ou plusieurs utilisateurs | Le ou les utilisateurs ne verront que la procédure étiquetée dans leur compte, ainsi que les dossiers créés pour cette procédure. |
C | Ajout d'une même étiquette à un portail et à un ou plusieurs utilisateurs | Le ou les utilisateurs ne verront que le portail étiquetté et les dossiers associés dans leur compte. |
Pour élaborer l'un des scénarios ci-dessus, vous devez combiner l'étape 1 et la configuration attendue en fonction du scénario.
📌 Prérequis: Créer une étiquette
RDV dans la section Ressources>Boîte à outils>Etiquettes
Cliquez sur le bouton Nouvelle étiquette
Ajoutez l'intitulé de votre étiquette
Choisissez la couleur de votre étiquette et validez
Scénario A: Je souhaite organiser mes dossiers
Dans la section suivante, nous allons couvrir le scénario A tel que décrit ci-dessous. Notez qu'il existe 2 options.
Scénario | Exemple de configuration | Effets sur votre activité |
A | Ajout d'une balise à un nouveau Dossier ou à un Dossier existant | Cela permet à vous et à votre équipe, de segmenter votre travail. Les Dossiers seront ainsi regroupés et vous pourrez filtrer votre tableau de bord des Dossiers par étiquette. |
→ Ajouter des étiquettes lors de la création d'un Dossier
Cliquez sur le bouton "Nouveau dossier" dans l'en-tête de votre compte
Remplissez les informations
À l'étape 2, tapez '#' pour afficher la liste actuelle de vos étiquettes ou ajoutez simplement votre nouveau nom d'étiquette et appuyez sur la touche Entrée.
→ Ajouter des étiquettes à un dossier existant
Il s'agit d'une alternative au paramètre ci-dessus si vous souhaitez étiquetter des dossiers en cours.
Allez dans la section Dossiers et ouvrez le dossier client sur lequel vous voulez travailler.
Accédez à l'onglet "Plus d'options> Général" dans la barre latérale.
Faites défiler l'écran vers le bas, cliquez sur l'icône en forme de crayon ✎ et tapez '#' pour afficher la liste actuelle des étiquettes.
Ajoutez votre étiquette
Scénario B: Je souhaite assigner à mes collègues les dossiers d'une procédure spécifique
Dans la section suivante, nous allons couvrir le scénario B tel que décrit ci-dessous.
Scénario | Exemple de configuration | Effets sur votre activité |
B | Ajout d'une même étiquette à une procédure & à un ou plusieurs utilisateurs | Le ou les utilisateurs ne verront que la procédure étiquetée dans leur compte, ainsi que les dossiers créés pour cette procédure. |
→ Ajout d'une ou plusieurs étiquettes à vos procédures
Allez dans vos procédures et choisissez-en une dans la liste.
Cliquez sur Configuration>Général pour accéder à la section où vous pourrez ajouter des étiquettes.
Saisissez vos étiquettes dans le champ correspondant ou utilisez le signe '#' pour en sélectionner une parmi celles qui existent déjà.
→ Attribuer des étiquettes aux membres de l'équipe
Il peut être géré dans l'onglet "Gérer cette équipe".
Cliquez sur votre photo de Profil d'utilisateur> Gérer cette équipe>Utilisateurs>Membres de l'équipe
Passez la souris sur les membres de votre équipe et cliquez sur l'icône en forme d'engrenage.
Ajoutez l'étiquette correspondante dans le champ "Etiquettes".
Passez au deuxième membre de l'équipe et répétez les étapes ci-dessus.
Scénario C: Je souhaite assigner à mes collègues les dossiers reçus via le lien de portail
Dans la section suivante, nous allons couvrir le scénario C tel que décrit ci-dessous.
Scénario | Exemple de configuration | Effets sur votre activité |
C | Ajout d'une même étiquette à un portail et à un ou plusieurs utilisateurs | Le ou les utilisateurs ne verront que le portail étiquetté et les dossiers associés dans leur compte. |
→Ajouter une ou plusieurs étiquettes à vos portails
Allez dans vos portails et choisissez-en un dans la liste.
Entrez dans le portail associé et cliquez sur Configuration>Général pour accéder à la section où vous pourrez ajouter des étiquettes.
Saisissez vos Étiquettes dans le champ correspondant pour en sélectionner une parmi celles qui existent déjà.
Vous pouvez également créer une étiquette à partir de là, il suffit de taper le nom de la nouvelle étiquette
→ Attribuer des étiquettes aux membres de l'équipe
Il peut être géré dans l'onglet "Gérer cette équipe".
Cliquez sur votre photo de Profil d'utilisateur> Gérer cette équipe>Utilisateurs>Membres de l'équipe
Passez la souris sur les membres de votre équipe et cliquez sur l'icône en forme d'engrenage.
Ajoutez l'étiquette correspondante dans le champ "Etiquettes".
Passez au deuxième membre de l'équipe et répétez les étapes ci-dessus.
Supprimer une étiquette
Allez dans Ressources>Boîte à outils>Étiquettes
Cliquez sur la flèche déroulante ▼ dans le bouton "Voir les Dossiers".
Cliquez sur "Supprimer l'étiquette" et confirmez.
Afficher les dossiers d'une étiquette
Allez dans Ressources>Boîte à outils>Étiquettes
et cliquez sur le bouton "Afficher les dossiers" du dossier correspondant.
Tous les dossiers étiquetés sous cette étiquette apparaîtront dans la page.