Les groupes d’utilisateurs permettent de gérer plus facilement les droits d’accès, la visibilité des dossiers et les notifications de plusieurs membres de l’équipe.
Au lieu de configurer les autorisations et les tags individuellement pour chaque utilisateur, vous pouvez créer un groupe, le configurer une seule fois, puis y affecter plusieurs membres.
Fonctionnement des groupes d’utilisateurs
Chaque membre de l’équipe peut appartenir à un seul groupe ou n’appartenir à aucun groupe.
Lorsqu’un membre appartient à un groupe :
les autorisations du groupe s’appliquent au membre ;
les tags du groupe déterminent les dossiers auxquels le membre peut accéder ;
les autorisations et les tags individuels du membre sont remplacés par ceux du groupe ;
toute modification apportée au groupe s’applique à l’ensemble de ses membres.
Un membre qui n’appartient à aucun groupe continue d’utiliser ses propres autorisations et tags.
Créer un groupe
Ouvrez les Paramètres.
Accédez à Utilisateurs.
Sélectionnez Groupes.
Saisissez le nom du groupe.
Sélectionnez les tags à appliquer à ses membres.
Sélectionnez les autorisations du groupe.
Cliquez sur Créer le groupe.
Le nouveau groupe apparaît dans la liste située sous le formulaire de création.
Configurer les autorisations d’un groupe
Les autorisations déterminent les actions que les membres du groupe peuvent effectuer.
Vous pouvez :
sélectionner les autorisations individuellement ;
sélectionner toutes les autorisations disponibles ;
supprimer toutes les autorisations ;
restaurer les autorisations par défaut.
Les modifications s’appliquent à tous les membres affectés au groupe.
Configurer les tags d’un groupe
Les tags déterminent les dossiers auxquels les membres du groupe peuvent accéder.
Par exemple, si le tag Comptabilité est affecté à un groupe, ses membres peuvent accéder aux dossiers portant le tag Comptabilité, dans la limite de leurs autres droits d’accès.
Un dossier doit partager au moins un tag avec le groupe pour correspondre à la restriction par tags.
Affecter un membre à un groupe
Ouvrez les Paramètres.
Accédez à Utilisateurs > Membres.
Créez un membre ou modifiez un membre existant.
Sélectionnez un groupe dans la liste Groupe.
Enregistrez le membre.
Lorsqu’un groupe est sélectionné, les sections permettant de configurer les tags et les autorisations individuelles sont masquées. Le membre hérite automatiquement de la configuration du groupe.
Sélectionnez Aucun groupe pour gérer de nouveau les tags et les autorisations du membre individuellement.
Le groupe affecté apparaît également à côté de l’adresse e-mail du membre dans la liste des utilisateurs.
Modifier un groupe
Ouvrez Paramètres > Utilisateurs > Groupes.
Recherchez le groupe à modifier.
Cliquez sur l’icône des paramètres.
Modifiez son nom, ses tags ou ses autorisations.
Cliquez sur Mettre à jour.
La nouvelle configuration s’applique à tous les membres actuels du groupe.
Supprimer un groupe
Ouvrez Paramètres > Utilisateurs > Groupes.
Recherchez le groupe à supprimer.
Cliquez sur l’icône de suppression.
Confirmez la suppression.
La suppression d’un groupe ne supprime pas ses membres. Ceux-ci ne sont simplement plus affectés à ce groupe.
Notifier des groupes avec les automatisations
Une automatisation peut envoyer un e-mail à tous les membres d’un ou de plusieurs groupes.
Ajouter une action de notification
Ouvrez le constructeur d’automatisations.
Ajoutez ou modifiez une action.
Sélectionnez Notifier des groupes comme type d’action.
Cochez un ou plusieurs groupes.
Saisissez l’objet et le contenu de l’e-mail.
Vérifiez que l’option E-mail est activée.
Enregistrez l’action et activez l’automatisation.
Lorsque l’automatisation est exécutée, l’e-mail est envoyé à tous les membres actuels des groupes sélectionnés.
Si un utilisateur appartient à plusieurs groupes sélectionnés, il ne reçoit qu’une seule notification.
Informations importantes
Un membre de l’équipe ne peut appartenir qu’à un seul groupe.
Les autorisations et les tags du groupe remplacent les paramètres individuels du membre.
Toute modification d’un groupe s’applique immédiatement à l’ensemble de ses membres.
Les notifications utilisent la composition actuelle du groupe au moment de l’exécution.
La suppression d’un groupe retire ses membres du groupe sans les supprimer de l’équipe.