‍Parce que la sécurité des données de nos utilisateurs et au centre de nos préoccupations chez Clustdoc, nous souhaitons en toute transparence, porter à votre attention nos engagements RGPD. Notez que certaines de ces actions impliquant un travail continu, nous travaillons au quotidien à leur mise en place.

Depuis le 25 Mai 2018, Le Règlement Général sur la Protection de Données a pris effet pour l'ensemble au sein de l'Union Européenne. Ce texte renforce les droits des personnes, responsabilise les acteurs traitant des données et crédibilise la régulation grâce à une coopération renforcée entre les autorités de protection des données.

Clustdoc est conforme au RGPD, découvrez ci-dessous l'ensemble des actions mises en place au sein de notre entreprise dans le cadre de notre démarche RGPD.

Chez Clustdoc, les employés ont été formés aux principes du RGPD. Tout nouvel employé, stagiaire, consultant ou freelance rejoignant les équipes de Clustdoc, de manière pérenne ou saisonnière est également tenu de suivre cette formation.

Conformément aux recommandations de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) en la matière, nous avons désigné un DPO (Délégué à la Protection des Données). Celui-ci étant mentionné dans notre DPA, Data Privacy Agreement) que chacun de nos clients est invité à demander et signer.
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Notre DPO est chargé des missions suivantes :

Afin de nous assurer que nous respections les mesures en place dans le cadre du Règlement, nous avons établi une cartographie claire de nos traitements de données personnelles.
Nous tenons à jour, une documentation interne complète à ce sujet concernant :

D‍ans ce cadre, nous avons réalisé une Analyse d'Impact sur la Protection des Données (AIPD) en nous aidant le PIA Tool recommandé par la CNIL.

​Par défaut, la communication avec nos services utilise le protocole TLS (Transport Layer Security), qui est mis à jour régulièrement pour utiliser les dernières configurations de chiffrement et les configurations TLS. De plus, nous cryptons toutes les données des clients via l'algorithme AES 256-T.

Nous avons également établi en interne 10 règles clés en terme d'accès et de protection des données utilisateurs et de sécurité. Nous mettons à disposition de nos employés ces informations et bonnes pratiques pour maintenir un cadre fiable et réglementé au sein de nos locaux.

Tous les employés de Clustdoc qui sont susceptibles de manipuler des données à caractère personnel sont tenus à la plus stricte confidentialité par une clause contractuelle de confidentialité. Clustdoc s’engage à ne pas utiliser ni céder les données des utilisateurs à d’autres fins que pour les besoins de conception, d’exécution, de maintenance et d’amélioration des services de l’entreprise.

Nous accordons la plus grande importance à l’hébergement de vos données personnelles, tant sur le plan légal que sur le plan technique.

Nos équipes techniques développent systématiquement les nouvelles fonctionnalités du logiciel en prenant en compte les exigences OWASP en matière de sécurité informatique.

De même au niveau opérationnel, les :

Sont sélectionnés/conduits/contrôlés au regard du Règlement sur la Protection des Données clients.

A ce titre, nous avons également établi des règles de sélection des sous-traitants :

Toujours dans un souci de transparence envers nos utilisateurs, nous avions pris le soin de rappeler aussi bien dans nos Conditions du Service, que dans nos conditions particulières attachées au CGV (dont un extrait est affiché ci-dessous) et nos conditions d'utilisation de l'API Clustdoc, les droits des utilisateurs en matière de données personnelles :

Ces droits s'appliquent également aux clients de nos utilisateurs qui sur simple demande auprès de leur donneur d'ordre, peuvent obtenir l'accès, la rectification, la suppression, l'exportation et la limitation à leurs données.

L’utilisateur conserve la propriété intellectuelle de ses données personnelles. Elles sont effacées au plus tard 3 mois après la suppression du compte de l’utilisateur.

Dans le cas d’un abonnement au service Clustdoc souscrit par une organisation, qui met le service à disposition de ses membres : après suppression d’un compte utilisateur, ce dernier peut, en tant que donneur d'ordre conserver les documents de ses clients que si elle atteste contractuellement être propriétaire des droits de ces documents.

L’utilisateur assume seule les conséquences d’une éventuelle atteinte aux droits relatifs aux documents.

‍Clustdoc a créé un contrat de DPA (Data Protection Act) de sorte à informer ses utilisateurs (Donneurs d'ordre) de leurs devoirs en termes de protection des données (et à l'égard de leurs propres clients), dans le cadre de l'utilisation de Clustdoc ( en tant que Processeur). La signature du DPA étant requise au cas par cas, il est possible d'en faire la demande en suivant le lien ci-dessous.

Dans le cadre de l'utilisation des services Clustdoc, le donneur d'ordre dispose de la possibilité de rajouter à l'espace sécurisé de ses clients, un lien vers ses propres CGV ou contrat de confidentialité qui doivent, elles aussi mettre en place les mesures requises par la législation du pays d'immatriculation. (RGPD et/ou équivalent).