Le dossier est une version de votre procédure démarrée par l'un de vos interlocuteurs.
Afin de recevoir des dossiers, vous devez donc définir et sauvegarder dans votre compte la ou les procédures en question.
Caractéristiques du dossier
Le dossier est un concept clé de l'application, voici ce que vous devez savoir :
- Le dossier, une fois créé, reprendra les éléments définis au niveau de la procédure (étapes, instructions, tâches etc)
- Le dossier en cours peut être modifié et peut évoluer indépendamment de la procédure
- Le dossier est ouvert à l'aide des coordonnées d'un contact que vous ou votre équipe rentrerez dans le système ou que vos interlocuteurs rentreront au niveau du portail
- Plusieurs dossiers peuvent être créés pour une même personne
Exemple : Vous utilisez Clustdoc pour automatiser les procédures scolaires dans votre établissement. Vous pourriez avoir 2 procédures : une procédure d'inscription et une procédure de Bourse.
Dans ce cas, un étudiant pourrait soumettre une candidature pour votre programme de Master (démarche #1) et également soumettre une candidature pour la bourse (démarche #2). Dans Clustdoc, ces 2 procédures seraient comptabilisées séparément.
Plus d'informations concernant les dossiers
1/ Inviter quelqu'un à démarrer une procédure
2/Inviter simultanément plusieurs personnes à démarrer une procédure
3/Autoriser les visiteurs de votre site à déposer un dossier depuis votre site
4/Contribuer au dossier en tant qu'admin
5/Déléguer à Clustdoc la création de vos procédures
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