La fonction "contributeurs" vous permet d'inviter plusieurs personnes à rejoindre un même dossier.
La procédure est un moyen d'automatiser la plupart de vos démarches, mais vous pouvez utiliser soit la procédure, soit les dossiers en cours, pour inviter des personnes tierces à vos dossiers/projets.
Voici nos recommandations :
Gérez cela dans la Procédure (Option 1) | Gérez cela au niveau du Dossier (Option 2) | |
Ma procédure implique toujours X personnes (Mr et Mme pour Demande de prêt par exemple) | x | |
Je dois inviter une nouvelle personne à rejoindre le dossier (Mon client souhaite que son assistante complète le dossier par exemple) | x |
Voici une explication détaillée en fonction du cas qui vous concerne.
Option 1. Votre procédure implique toujours plusieurs personnes
Si ce scénario s'applique à vous, nous vous recommandons de le saisir au niveau de la procédure.
Créez la liste des rôles de contributeurs éventuels dans votre procédure
Affecter à chaque rôle les éléments de la checklist
Lorsque le dossier est créé, allez dans l'onglet "Contributeurs" pour inviter une personne secondaire sous un rôle prédéfini
Le contact principal verra toujours les informations soumises par les contributeurs.
Option 2. Vous travaillez sur un dossier et souhaité y inviter une autre personne
Si ce scénario s'applique à vous, nous vous recommandons de le gérer au cas par cas, c'est-à-dire pendant le traitement d'un dossier.
Accédez au dossier comme d'habitude
Créez rapidement un nouveau rôle à partir de l'onglet "Contributeurs" et rédigez le message d'invitation
Allez dans l'onglet "Affectation" et sélectionnez ce que vous voulez montrer à cette personne
📌 Qui sont les contributeurs ?
Les contributeurs sont des personnes qui doivent se joindre au dossier en plus du contact principal
Par exemple : M. et Mme, le client et son assistant, le PDG et le directeur financier, le client et votre directeur (pour approbation de votre travail)
📌 Qui verra quoi ?
Chaque contributeur ne voit que les éléments de la checklist qui lui sont attribués. Le contact principal est généralement assigné à l'ensemble des éléments de la checklist par défaut.