La fonctionnalité de verrouillage et déverrouillage d’un dossier offre un contrôle total sur l’accès des clients à leur dossier, sans avoir à le clôturer. Cette option est particulièrement utile pour suspendre temporairement les modifications du client dans des cas spécifiques, comme l’absence de l’agent ou l’attente de vérification des éléments fournis.
Comment verrouiller un dossier ?
Allez dans la liste des dossiers et sélectionnez-en un.
Cliquez sur le bouton “Accès public” pour verrouiller le dossier.
3. Une fois le bouton désactivé, votre client n’a plus accès à son dossier.
Comment déverrouiller un dossier ?
Cliquez à nouveau sur le bouton “Accès public” pour déverrouiller le dossier.
Le client retrouve alors l’accès à son dossier.
Paramétrer le verrouillage des dossiers
Il est possible de configurer le verrouillage des dossiers directement depuis les paramètres d'une procédure. Cette option permet de définir si un dossier doit être verrouillé ou non lors de sa fermeture et s'il doit être automatiquement déverrouillé en cas de réouverture.
Pour accéder à ces paramètres :
Accédez à la procédure concernée.
Allez dans configuration > Général et dans la section Verrouiller les dossiers fermés.
Activez ou désactivez les options suivantes selon vos besoins :
Verrouiller le dossier à la fermeture : cochez cette case pour que les dossiers fermés soient automatiquement verrouillés.
Déverrouiller le dossier à la réouverture : cochez cette case pour que les dossiers soient automatiquement déverrouillés lors de leur réouverture.
Cliquez sur Confirmer pour enregistrer vos modifications.
Personnaliser le message affiché lors du verrouillage
Lorsque le verrouillage des dossiers est activé, un message s’affiche aux utilisateurs pour les informer de la fermeture de leur dossier. Ce message est personnalisable et permet d’expliquer la raison du verrouillage ou de donner des indications sur la suite du processus.
Modifier le message par défaut
Pour modifier le message affiché par défaut dans tous les dossiers d'une procédure :
Accédez à la procédure concernée.
Allez dans Configuration > Général et dans la section Verrouiller les dossiers fermés.
Dans le champ Message affiché, saisissez le texte qui doit apparaître lorsque le dossier est verrouillé.
Cliquez sur Confirmer pour enregistrer vos modifications.
Modifier le message pour un dossier spécifique
Si vous souhaitez modifier le message de verrouillage pour un dossier en particulier, vous pouvez le faire directement depuis celui-ci :
Ouvrez le dossier concerné.
Modifiez le message en haut à gauche dans la section “Accès Public”.
Intégration dans les automatisations
Les sections ci-dessus indiquent comment verrouiller l’accès client de façon manuelle. Vous pouvez aussi utiliser les automatisations pour le faire de façon complètement automatique.
En tant que déclencheur :
Exemple : Notifier un membre de votre équipe lorsqu’un dossier est verrouillé.
En tant qu’action :
Exemple : Verrouiller un dossier dès lors que celui-ci est pré-validé.