💡 Note : Les "Membres externes" ont besoin d'un accès payant mensuel pour utiliser la solution Clustdoc.
Si vous devez inviter quelqu’un à soumettre des informations au nom d’un autre client, cette personne sera appelée membre externe dans Clustdoc. Ce sont généralement des facilitateurs qui interviennent régulièrement dans ce processus sans pour autant gérer les dossiers au même titre que vos collaborateurs.
Les membres externes ne possèdent pas eux-mêmes de dossier, mais ils peuvent téléverser des documents, remplir des formulaires et contribuer à faire avancer le dossier pour quelqu’un d’autre.
Exemple de membre externe
Vous êtes une société qui propose des services de relocalisation à des professionnels. Vos clients sont donc des sociétés qui souhaitent placer leurs équipes à l'international.
Bien que les salariés (futurs expats) de chez vos clients sont ceux qui doivent déposer un dossier d'immigration auprès de votre société, il se trouve que cette démarche est centralisée au sein du pôle RH de vos clients.
La responsable des RH de votre client gère les demandes de mutation à l'international pour la société ABC.
Cette personne n'est pas directement concernée par les dossiers créés auprès de votre organisation (qui fournit le service d'expatriation - admettons), mais reste votre point de contact principal et la personne dédiée à la création et au suivi des dossiers pour le compte des salariés.
En ajoutant la responsable RH en tant que membre externe, cette dernière pourra déposer des dossiers et suivre leur traitement au même endroit.
Comment configurer des membres externes ?
Pour ajouter un membre externe à votre compte :
Cliquez sur votre photo de profil > Paramètres > Utilisateurs > Gérer les utilisateurs
Ajoutez les informations relatives à votre membre externe
Choisissez le rôle « Membres externes » pour cette personne (voir Rôles et permissions) et configurez les options avancées
Le collaborateur recevra une invitation pour rejoindre votre compte.
Indiquer les types de procédures autorisées
Dans la case des procédures autorisées nous avons 3 options :
1. Toutes les procédures (contributeurs principaux) : en donnant l'accès à uniquement les contributeurs principaux.
2. Toutes les procédures (tous les contributeurs) : en donnant l'accès à tous les contributeurs.
3. Personnalisé : cela vous permet de choisir les contributeurs qui sont autorisés dans chaque procédure. (ex: Dans la procédure "New Client", le destinataire principal n'aura pas l'accès.)
Facultatif : Étiqueter les dossiers créés par des membres externes
Grâce au système d'étiquetage, vous pouvez vous assurer que les dossiers soumis par des membres externes sont automatiquement marqués dans votre système.
Si vous n'avez pas encore créé d'étiquettes, vous pouvez simplement les ajouter à cet endroit, la liste des étiquettes apparaîtra dans votre liste de dossiers.
Côté Membre externe
Maintenant que vous avez ajouté un membre externe, ils vont recevoir un mail avec un mot de passe temporaire, et ensuite ils pourront créer de nouveaux dossiers.
💡 Pour voir la liste de vos membres externes, allez dans la section Utilisateurs de l’équipe et sélectionnez « Utilisateurs externes » sur le côté droit.