Étape 1. Ajouter des membres externes
Cliquez sur votre Photo de votre profil > Paramètres > Utilisateurs > Membres externes et ajoutez manuellement la liste des contacts qui doivent accéder au portail.
Indiquer les types de procédures autorisées
Dans la case des procédures autorisées nous avons 3 options :
1. Toutes tes procédures (contributeurs principaux) : en donnant l'accès à uniquement les contributeurs principaux.
2. Toutes les procédures (tous les contributeurs) : en donnant l'accès à tous les contributeurs.
3. Personnalisé : cela vous permet de choisir les contributeurs qui sont autorisés dans chaque procédure. (ex: Dans la procédure "New Client", le destinataire principal n'aura pas l'accès.)
Étape 2. Autoriser les membres externes
Maintenant que vous avez ajouté un membre externe, ils vont recevoir un mail avec un mot de passe temporaire, et ensuite ils pourront créer des nouveaux dossiers.
Cliquez sur le cadenas pour mettre à jour leur code d'accès
Facultatif. Étiqueter les dossiers créés par des membres externes
Grâce au système d'étiquetage, vous pouvez vous assurer que les dossiers soumis par des membres externes sont automatiquement marqués dans votre système.
Cliquez sur les paramètres
à côté du membre externe pour marquer automatiquement les dossiers entrants et sélectionner les procédures autorisées.
Si vous n'avez pas encore créé d'étiquettes, vous pouvez simplement les ajouter à cet endroit, la liste des étiquettes apparaîtra dans votre liste de dossiers.
L'expérience des membres externes
Saisir le lien d'accès des membres externes.
Connectez-vous à l'interface en utilisant l'email et le code d'accès des membres externes.
Vous verrez que les membres externes accéderont à un portail sécurisé où ils pourront créer des dossiers au nom de n'importe qui d'autre sur la base de vos procédures actuelles.
Les membres externes doivent saisir leurs propres informations dans cette fenêtre lorsqu'ils créent un dossier, afin de rester dans le coup.