Les membres externes jouent un rôle important dans la constitution des dossiers. Ce sont généralement des facilitateurs qui interviennent régulièrement dans ce processus sans pour autant gérer les dossiers comme un de vos collaborateurs. 

💡 Les membres externes ne sont pas comptabilisés comme des collaborateurs.

Exemple :

La Responsable des RH de votre client gère les demandes de mutation à l'international pour la société ABC.

Cette personne n'est pas directement concernée par les dossiers créés auprès de votre organisation (qui fournit le service d'expatriation - admettons), mais reste votre point de contact principal et la personne dédiée à la création et au suivi des dossiers pour le compte des salariés. 

En ajoutant la responsable RH en tant que membre externe, cette dernière pourra déposer des dossiers et suivre leur traitement au même endroit.

Comment ajouter des membres externes

1-Créer un membre externe

Cliquez sur votre photo de votre profil>Gérer cette équipe >Utilisateurs>Membres externes et ajoutez manuellement la liste des contacts qui doivent accéder au portail.

2-Assigner des étiquettes aux dossiers créés par ce membre externe
Une fois que vous avez ajouté un membre externe, cliquez sur l'icône engrenage  à côté du membre externe pour étiquetter automatiquement les demandes entrantes.

(Si vous n'avez pas encore créé d'étiquettes, vous pouvez simplement les ajouter à cet endroit).
La liste des étiquettes apparaîtra dans votre liste de dossiers.

3-Partagez leurs identifiants
Envoyez-leur leurs identifiants (email et code d'accès). Ils ne reçoivent pas de courrier électronique automatique de la part de Clustdoc.

⚡️Click sur le cadenas  pour mettre à jour leur accès code⚡️

Quelle est l'expérience des membres externes ?

Les membres externes auront accès à un portail sécurisé où ils pourront créer des dossiers pour le compte de toute autre personne sur la base de vos actuelles procédures.

Les membres externes doivent saisir leurs propres informations dans cette fenêtre contextuelle lors de la création de la demande afin de rester dans le coup.