Ajouter des membres externes

Un membre externe est une personne qui doit soumettre des dossiers au nom de vos clients ou contacts. Ce ne sont pas des utilisateurs payants puisqu'ils n'ont pas accès à l'interface d'administration. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Étape 1. Ajouter des membres externes

Cliquez sur votre Photo de votre profil>Gérer cette équipe >Utilisateurs>Membres externes et ajoutez manuellement la liste des contacts qui doivent accéder au portail.

Indiquer les types de procédures autorisées

Dans la case des procédures autorisées nous avons 3 options :

1. Toutes tes procédures (contributeurs principaux) : en donnant l'accès à uniquement les contributeurs principaux.

2. Toutes les procédures (tous les contributeurs) : en donnant l'accès à tous les contributeurs. 

3. Personnalisé : cela vous permet de choisir les contributeurs qui sont autorisés dans chaque procédure. (ex: Dans la procédure "New Client", le destinataire principal n'aura pas l'accès.)

Étape 2. Autoriser les membres externes

Maintenant que vous avez ajouté un membre externe, ils vont recevoir un mail avec un mot de passe temporaire, et ensuite ils pourront créer des nouveaux dossiers. 

⚡️Cliquez sur le cadenas  pour mettre à jour leur code d'accès ⚡️

Facultatif. Étiqueter les dossiers créés par des membres externes

Grâce au système d'étiquetage, vous pouvez vous assurer que les dossiers soumis par des membres externes sont automatiquement marqués dans votre système.

• Cliquez sur les paramètres à côté du membre externe pour marquer automatiquement les dossiers entrants et sélectionner les procédures autorisées. 

Si vous n'avez pas encore créé d'étiquettes, vous pouvez simplement les ajouter à cet endroit, la liste des étiquettes apparaîtra dans votre liste de dossiers.

L'expérience des membres externes

• Saisir le lien d'accès des membres externes.
• Connectez-vous à l'interface en utilisant l'email et le code d'accès des membres externes.

Vous verrez que les membres externes accéderont à un portail sécurisé où ils pourront créer des dossiers au nom de n'importe qui d'autre sur la base de vos procédures actuelles.

Les membres externes doivent saisir leurs propres informations dans cette fenêtre lorsqu'ils créent un dossier, afin de rester dans le coup.