Le Booster Automatisation est requis pour effectuer des automatisations en nombre illimité.
La fonctionnalité d'automatisation a désormais remplacé l'onglet habituel utilisé pour gérer les notifications (dans vos procédures).
Vous n'avez rien à faire, les notifications existantes ont été transférées dans votre onglet Automatisation.
Le pouvoir des automatisations
Les automatisations sont un outil très efficace pour déclencher des notifications ou des actions spécifiques.
Voici toutes les choses que vous pouvez réaliser automatiquement en utilisant la fonctionnalité d'automatisation de Clustdoc.
Vous pouvez créer des automatisations simples ou multiples.
ⓘ Dans cet article nous vous montrons comment faire une automatisation: assigner automatiquement un contributeur
Liste des déclencheurs et actions
Vous pouvez combiner les déclencheurs et les actions ci-dessous pour automatiser votre travail.
Les déclencheurs
DECLENCHEUR |
EXPLICATION / EXEMPLE |
Lorsqu'un contact est invité à démarrer un dossier |
Ex: Vous invité Mr Bruneau à démarrer un dossier |
Lorsqu'un contact crée un dossier depuis votre portail |
Ex: Mme Rabert accède à votre portail et démarre une procédure |
Lorsque le statut d'un dossier évolue |
Ex: Un dossier est clôturé par un membre de votre équipe |
Lorsque l'état d'avancement d'un dossier change |
Ex: Votre dossier passe de l'état d'avancement 'X' à l'état d'avancement 'Y' |
Lorsqu'une étape de la checklist change de statut |
Ex: La CNI passe du statut 'Manquant' au statut 'En attente de validation' |
Lorsqu'une nouvelle étape est ajoutée au dossier |
Ex: Vous ajoutez une nouvelle pièce justificative à déposer au dossier |
Lorsqu'un message est envoyé au contact |
|
Lorsqu'une pièce jointe est ajoutée à un dossier |
|
Lors du clic sur un bouton de raccourci |
Lorsque vous cliquez sur un bouton de raccourci préalablement créé (Ex: dossier validé). En savoir plus |
A une date spécifique |
Ex: 5 jours avant la date d'expiration du dossier |
Les Actions
ACTION |
EXPLICATION/ EXEMPLE |
Notifier un contact (ou contributeur) |
Ex: Le contact sera préalablement sélectionné au niveau du déclencheur |
Notifier plusieurs contacts |
Vous pourrez sélectionner la liste des contributeurs concernés |
Notifier une liste d'adresse emails |
Ex: Collègues, partenaires |
Mettre à jour le statut du dossier |
Ex: Faire passer le dossier de 'Non commencé' à 'en cours' |
Mettre à jour l'état d'avancement du dossier |
Ex: Faire passer le dossier de l'état 'X' à l'état 'Y' |
Mettre à jour la date limite du dossier |
Ex: Prolonger la date limite de 10 jours |
Appliquer des étiquettes au dossier |
Ex: Appliquer l'étiquette 'Clients VIP' au dossier |
Mettre à jour le statut d'une étape de la checklist |
Marquer une étape comme 'Approuvée' |
Créer un nouveau dossier |
Créer un nouveau dossier pour le même utilisateur ou un autre utilisateur avec une procédure donnée |
Assigner un contributeur |
Ajouter un contributeur secondaire au dossier en cours |
Générer les fichiers d'une étape (si possible) |
Générer par exemple un econtrat qui ne demande aucune signature |
Comment créer une automatisation
- RDV dans la section Ressources > Procédures
- Sélectionnez l'une de vos procédures
- Depuis le menu de gauche, cliquez sur Automatisation
- Cliquez sur le bouton Nouvelle Automation pour commencer
- Suivez les étapes
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