Déclencheur

Exemples et explications

Lorsqu'un contact est invité à déposer un dossier

Quelqu'un de votre équipe invite Mr Dupont à démarrer la procédure Nouveau compte client

Lorsque quelqu'un démarre un dossier via un portail

Mr Dupont démarre la procédure Nouveau compte client depuis votre lien de portail

Lorsqu'un contributeur clique sur le bouton < J'ai terminé >

Mr Dupont clique sur le bouton J'ai terminé vous indiquant que vous pouvez traiter son dossier

Lorsqu'un dossier est créé

Un dossier crée peu importe la source (invitation, portail, API)

Lorsque le statut du dossier évolue

Un dossier passe du statut Non démarré au statut En cours.

PS: Il s'agit ici des statuts systèmes non éditables.

Lorsque l'état d'avancement du dossier est mis à jour

Un dossier passe de l'état d'avancement Pièces justificatives à l'état d'avancement Audit en cours.

PS: Il s'agit ici d'état d'avancements que vous définissez vous même dans la procédure en fonction de vos besoins métiers.

Lorsqu'une tâche du dossier a été effectuée

Un membre de votre équipe marque une tâche de la todo liste interne du dossier comme complétée.

Exemple: Robert, votre collègue marque la tâche "Vérifier Noms prénoms du client" comme effectuée.

Lorsqu'un élément du dossier est déposé ou validé

Mr Dupont remplit un formulaire de votre dossier ou dépose une pièce justificative requise.

Ou quelqu'un de votre équipe valide la pièce justificative

Lorsqu'un élément change d'état d'avancement

L'état d'avancement de la CNI de votre dossier d'un état à l'autre manuellement ou automatiquement.

PS: Il s'agit ici d'états d'avancement que vous définissez vous même dans la procédure en fonction de vos besoins métiers au niveau de chaque élément du dossier.

Lorsqu'une tâche d'une étape est effectuée

Un membre de votre équipe marque une tâche de la todo liste interne des étapes du dossier comme complétée.

Exemple: Marguerite, votre collègue passe l'état d'avancement de la CNI à "Audit en cours"

Lorsqu'une nouvelle étape est créée dans la checklist

Quelqu'un de votre équipe ajoute un nouvel élément requis au dossier en cours

Lorsqu'un message est envoyé à un contributeur

Quelqu'un de votre équipe envoie un message à vos interlocuteurs.

Lorsqu'une pièce jointe est rattachée au dossier

Quelqu'un de votre équipe ajoute une pièce jointe au dossier

Lors du clic sur un bouton personnalisé

Lorsque vous cliquez sur un bouton de raccourci que vous aurez créé au préalable

Lorsqu'un dossier est prévalidé

Il vous permet de déclencher une automatisation en fonction de la pré-validation de votre dossier client.

Lorsque tous les éléments d’un section sont validés ou approuvés

Dès que toutes les étapes d'une section ont été complétées par un contact ou approuvées par votre équipe.

Ex: Lorsque tous les éléments de la section "Soumettre les documents requis" ont été soumis, vous pouvez notifier automatiquement un de vos collaborateurs pour valider les documents.

Lorsque le contact ajoute un fichier à une étape d’un dossier

Mr Dupont ajouter télécharge une copie de sa CNI à l’étape concernée

Actions

Exemples et Explications

Notifier le contributeur concerné (si applicable)

Envoyer un message au destinataire concerné par le déclencheur associé à cette action.

Notifier le responsable du dossier

Notifier la personne assignée au dossier (soit parce qu'elle a lancé l'invitation à démarrer le dossier, soit parce qu'elle est associée au lien du portail)

Notifier des collaborateurs

Notifier quelqu'un de votre équipe

Notifier d'autres personnes

Notifier une liste d'emails (Attention, s'ils ne sont pas utilisateurs de Clustdoc, ils ne verront pas forcément le contenu du dossier)

Modifier le statut du dossier

Faire passer le dossier de Mr Dupont du statut Non commencé au statut En cours

Modifier l'état d'avancement du dossier

Faire passer l'état d'avancement de la CNI de votre dossier passe d'un état à l'autre.

PS: Il s'agit ici d'états d'avancement que vous définissez vous même dans la procédure en fonction de vos besoins métiers au niveau de chaque élément du dossier.

Modifier la date limite

Prolonger par exemple date limite de dépôt d'un dossier

Assigner un nouveau contributeur

Créer un contributeur

Ajouter une étiquette au dossier

Créer une étiquette

Exporter le dossier par email

Envoyer le contenu du dossier par email.

Attention le contenu du dossier contient des informations potentiellement confidentielles (Voir Q&A en bas de cette page).

Modifier le statut d'une étape de la checklist

Faire passer l'état d'avancement de la CNI de votre dossier d'un état à l'autre.

PS: Il s'agit ici d'états d'avancement que vous définissez vous-même dans la procédure en fonction de vos besoins métiers au niveau de chaque élément du dossier.

Modifier l'état d'avancement d'une étape de la checklist

Faire passer l'état d'avancement de la CNI de votre dossier d'un état à l'autre.

PS: Il s'agit ici d'états d'avancement que vous définissez vous-même dans la procédure en fonction de vos besoins métiers au niveau de chaque élément du dossier.

Générer les fichiers d'une étape (si possible)

Forcer les remplissage et la génération des fichiers d'un e-contrat ou d'un formulaire

Créer un nouveau dossier

Créer un nouveau dossier à l'aide d'informations pré-remplies

Changement de propriétaire d'un dossier

Permet de changer le propriétaire d'un dossier

Mise à jour de la visibilité des étapes pour les contributeurs.

Par exemple, modifier la visibilité d'une étape spécifique du dossier une fois qu'un contributeur l'a terminé.

Afficher / Masquer des pièces jointes

Afficher ou masquer des documents dans la section Pièces jointes de l'espace clients.

Envoyer une requête HTTP

Exécuter une requête vers un service web externe. Merci de lire cet article pour en savoir plus.

Supprimer ou ajouter une étape dans la checklist

Rendre non visible une étape qui a été complétée par le client dans le dossier.