Comment fonctionnent les automatisations Clustdoc – Clustdoc

Le Booster Automatisation est requis pour effectuer des automatisations en nombre illimité.

La fonctionnalité d'automatisation a désormais remplacé l'onglet habituel utilisé pour gérer les notifications (dans vos procédures).

Vous n'avez rien à faire, les notifications existantes ont été transférées dans votre onglet Automatisation.

Le pouvoir des automatisations

Les automatisations sont un outil très efficace pour déclencher des notifications ou des actions spécifiques.

Voici toutes les choses que vous pouvez réaliser automatiquement en utilisant la fonctionnalité d'automatisation de Clustdoc.

Vous pouvez créer des automatisations simples ou multiples.

ⓘ Dans cet article nous vous montrons comment faire une automatisation: assigner automatiquement un contributeur

Vous pouvez combiner les déclencheurs et les actions ci-dessous pour automatiser votre travail.

DECLENCHEUR	EXPLICATION / EXEMPLE
Lorsqu'un contact est invité à démarrer un dossier	Ex: Vous invité Mr Bruneau à démarrer un dossier
Lorsqu'un contact crée un dossier depuis votre portail	Ex: Mme Rabert accède à votre portail et démarre une procédure
Lorsque le statut d'un dossier évolue	Ex: Un dossier est clôturé par un membre de votre équipe
Lorsque l'état d'avancement d'un dossier change	Ex: Votre dossier passe de l'état d'avancement 'X' à l'état d'avancement 'Y'
Lorsqu'une étape de la checklist change de statut	Ex: La CNI passe du statut 'Manquant' au statut 'En attente de validation'
Lorsqu'une nouvelle étape est ajoutée au dossier	Ex: Vous ajoutez une nouvelle pièce justificative à déposer au dossier
Lorsqu'un message est envoyé au contact
Lorsqu'une pièce jointe est ajoutée à un dossier
Lors du clic sur un bouton de raccourci	Lorsque vous cliquez sur un bouton de raccourci préalablement créé (Ex: dossier validé). En savoir plus
A une date spécifique	Ex: 5 jours avant la date d'expiration du dossier

ACTION	EXPLICATION/ EXEMPLE
Notifier un contact (ou contributeur)	Ex: Le contact sera préalablement sélectionné au niveau du déclencheur
Notifier plusieurs contacts	Vous pourrez sélectionner la liste des contributeurs concernés
Notifier une liste d'adresse emails	Ex: Collègues, partenaires
Mettre à jour le statut du dossier	Ex: Faire passer le dossier de 'Non commencé' à 'en cours'
Mettre à jour l'état d'avancement du dossier	Ex: Faire passer le dossier de l'état 'X' à l'état 'Y'
Mettre à jour la date limite du dossier	Ex: Prolonger la date limite de 10 jours
Appliquer des étiquettes au dossier	Ex: Appliquer l'étiquette 'Clients VIP' au dossier
Mettre à jour le statut d'une étape de la checklist	Marquer une étape comme 'Approuvée'
Créer un nouveau dossier	Créer un nouveau dossier pour le même utilisateur ou un autre utilisateur avec une procédure donnée
Assigner un contributeur	Ajouter un contributeur secondaire au dossier en cours
Générer les fichiers d'une étape (si possible)	Générer par exemple un econtrat qui ne demande aucune signature