Le Booster Automatisation est requis pour effectuer des automatisations en nombre illimité.
Dans cet article nous aborderons les sujets suivants, RDV directement dans la section qui vous intéresse.
1. Le pouvoir des automatisations
2. Comment créer une automatisation
3. Les Déclencheurs
4. Les actions
5. Les autres options
6. Des exemples d'automatisation à réaliser
1. Le pouvoir des automatisations
Les automatisations sont un outil très efficace pour déclencher des notifications ou des actions spécifiques.
Vous pouvez créer des automatisations simples ou multiples. Les automations les plus simples combinent à minima un "déclencheur" et une "action". Les automations les plus complexes intègrent en plus des "pauses" et des "conditions"
2. Comment créer une automatisation
- RDV dans la section Ressources > Procédures
- Sélectionnez l'une de vos procédures
- Depuis le menu de gauche, cliquez sur Automatisation
- Cliquez sur le bouton Nouvelle Automation pour commencer
- Suivez les étapes
ⓘ Dans cet article nous vous montrons quelques exemples d'automatisations à copier
3. Liste des déclencheurs à votre disposition
| Déclencheur | Exemples et explications |
| Lorsqu'un contact est invité à déposer un dossier | Quelqu'un de votre équipe invite Mr Dupont à démarrer la procédure Nouveau compte client |
| Lorsque quelqu'un démarre un dossier via un portail | Mr Dupont démarre la procédure Nouveau compte client depuis votre lien de portail |
| Lorsqu'un contributeur clique sur le bouton < J'ai terminé > | Mr Dupont clique sur le bouton J'ai terminé vous indiquant que vous pouvez traiter son dossier |
| Lorsqu'un dossier est créé | Un dossier crée peu importe la source (invitation, portail, API) |
| Lorsque le statut du dossier évolue |
Un dossier passe du statut Non démarré au statut En cours. PS: Il s'agit ici des statuts systèmes non éditables. |
| Lorsque l'état d'avancement du dossier est mis à jour |
Un dossier passe de l'état d'avancement Pièces justificatives à l'état d'avancement Audit en cours. PS: Il s'agit ici d'état d'avancements que vous définissez vous même dans la procédure en fonction de vos besoins métiers. |
| Lorsqu'une tâche du dossier a été effectuée |
Un membre de votre équipe marque une tâche de la todo liste interne du dossier comme complétée. Exemple: Robert, votre collègue marque la tâche "Vérifier Noms prénoms du client" comme effectuée. |
| Lorsqu'un élément du dossier est déposé ou validé |
Mr Dupont remplit un formulaire de votre dossier ou dépose une pièce justificative requise. Ou quelqu'un de votre équipe valide la pièce justificative |
| Lorsqu'un élément change d'état d'avancement |
L'état d'avancement de la CNI de votre dossier d'un état à l'autre manuellement ou automatiquement. PS: Il s'agit ici d'états d'avancement que vous définissez vous même dans la procédure en fonction de vos besoins métiers au niveau de chaque élément du dossier. |
| Lorsqu'une tâche d'une étape est effectuée |
Un membre de votre équipe marque une tâche de la todo liste interne des étapes du dossier comme complétée. Exemple: Marguerite, votre collègue passe l'état d'avancement de la CNI à "Audit en cours" |
| Lorsqu'une nouvelle étape est créée dans la checklist | Quelqu'un de votre équipe ajoute un nouvel élément requis au dossier en cours |
| Lorsqu'un message est envoyé à un contributeur | Quelqu'un de votre équipe envoie un message à vos interlocuteurs. |
| Lorsqu'une pièce jointe est rattachée au dossier | Quelqu'un de votre équipe ajoute une pièce jointe au dossier |
| Lors du clic sur un bouton personnalisé | Lorsque vous cliquez sur un bouton de raccourci que vous aurez créé au préalable |
| Lorsqu'un dossier est prévalidé | Il vous permet de déclencher une automatisation en fonction de la pré-validation de votre dossier client. |
4. Liste des actions à combiner avec vos déclencheurs
| Actions | Exemples et Explications |
| Notifier le contributeur concerné (si applicable) | Envoyer un message au destinataire concerné par le déclencheur associé à cette action. |
| Notifier le responsable du dossier | Notifier la personne assignée au dossier (soit parce qu'elle a lancé l'invitation à démarrer le dossier, soit parce qu'elle est associée au lien du portail) |
| Notifier des collaborateurs | Notifier quelqu'un de votre équipe |
| Notifier d'autres personnes | Notifier une liste d'emails (Attention, s'ils ne sont pas utilisateurs de Clustdoc, ils ne verront pas forcément le contenu du dossier) |
| Modifier le statut du dossier | Faire passer le dossier de Mr Dupont du statut Non commencé au statut En cours |
| Modifier l'état d'avancement du dossier |
Faire passer l'état d'avancement de la CNI de votre dossier passe d'un état à l'autre. PS: Il s'agit ici d'états d'avancement que vous définissez vous même dans la procédure en fonction de vos besoins métiers au niveau de chaque élément du dossier. |
| Modifier la date limite | Prolonger par exemple date limite de dépôt d'un dossier |
| Assigner un nouveau contributeur | Créer un contributeur |
| Ajouter une étiquette au dossier | Créer une étiquette |
| Exporter le dossier par email |
Envoyer le contenu du dossier par email. Attention le contenu du dossier contient des informations potentiellement confidentielles (Voir Q&A en bas de cette page). |
| Modifier le statut d'une étape de la checklist |
Faire passer l'état d'avancement de la CNI de votre dossier d'un état à l'autre. PS: Il s'agit ici d'états d'avancement que vous définissez vous-même dans la procédure en fonction de vos besoins métiers au niveau de chaque élément du dossier. |
| Modifier l'état d'avancement d'une étape de la checklist |
Faire passer l'état d'avancement de la CNI de votre dossier d'un état à l'autre. PS: Il s'agit ici d'états d'avancement que vous définissez vous-même dans la procédure en fonction de vos besoins métiers au niveau de chaque élément du dossier. |
| Générer les fichiers d'une étape (si possible) | Générer automatiquement la création d'un rapport (e-contrat) ou d'un formulaire ou autre |
| Créer un nouveau dossier | Créer un nouveau dossier à l'aide d'informations prepopulées |
| Changement de propriétaire d'un dossier | Permet de changer le propriétaire d'un dossier |
| Mise à jour de la visibilité des étapes pour les contributeurs. | Par exemple, modifier la visibilité d'une étape spécifique du dossier une fois qu'un contributeur l'a terminé. |
5. Les autres options possibles : Conditions et Pauses
Pour passer à la vitesse supérieure, vous pouvez également utiliser des paramètres supplémentaires tels que des conditions et des pauses. Plus d'informations ci-dessous.
Conditions
Elles vous permettent d'intégrer à vos workflows automatisés la notion de condition spécifique. Par exemple, envoyer un e-mail au directeur de la conformité si le champ du formulaire intitulé "Nombre d'employés de l'entreprise" est supérieur à "50".
Pauses
Une pause vous permet d'ajouter un temps d'attente entre vos différentes actions. Par exemple, lorsqu'un dossier est créé, attendre 1 jour avant d'envoyer un message de bienvenue.
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