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Découvrir des exemples concrets d'automatisation
Mis à jour il y a plus d'un mois

Le Booster Automatisation est requis pour effectuer des automatisations en nombre illimité.

Notre système vous permet de combiner 15 déclencheurs et 16 actions, portant à un minimum de 240, le nombre d'automatisations possibles avec l'outil afin de gagner en productivité lors de la gestion de vos dossiers.

Cependant, nous savons qu'il est parfois compliqué de matérialiser l'ensemble des automatisations que vous avez en tête. Voici quelques exemples tous frais que vous pourriez copier et adapter dès aujourd'hui.

Scénario 1 : Notifier un utilisateur final lorsqu'un membre de votre équipe l'invite à démarrer un dossier.

Déclencheur suggéré

Lorsqu'un contact est invité à déposer un dossier

Action suggérée

Notifier le contributeur concerné (si applicable)

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Scénario 2 : Notifier un contact lorsqu'il s'inscrit via un lien de portail

Déclencheur suggéré

Lorsque quelqu'un démarre un dossier via le portail

Action suggérée

Notifier le contributeur concerné (si applicable)

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Scénario 3 : Notifier un contact lorsque quelqu'un de votre équipe envoie un message via le dossier en cours

Déclencheur suggéré

Lorsqu'un message est envoyé à un contributeur

Action suggérée

Notifier le contributeur concerné (si applicable)

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Scénario 4: Envoyer un rappel à un contact afin qu'il finalise son dossier

Recommandation

Ajouter une date limite au dossier

Déclencheur suggéré

Lorsque le dossier est créé

Pause suggérée

Attendre 3 jours

Condition suggérée

Éléments manquants >1

Action suggérée

Notifier plusieurs contributeurs

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Scénario 5: Notifier un membre de votre équipe (pour validation) d'un élément du dossier complété par un contact

Déclencheur suggéré

Lorsqu'un élément du dossier est déposé ou validé (Ex. Un formulaire complété par exemple)

Action suggérée

Notifier des collaborateurs

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Scénario 6: Notifier un membre de votre équipe lorqu'un autre collaborateur complète une tâche de la todo interne

Recommandation

Déclencheur suggéré

Lorsqu'une tâche du dossier a été effectuée

Action suggérée

Notifier des collaborateurs

Déclencheur suggéré

Lorsqu'une autre tâche du dossier a été effectuée

Action suggérée

Notifier d'autres collaborateurs

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Scénario 7 : Modifier l'état d'avancement du dossier lorsqu'un membre de l'équipe effectue une tâche et notifier le contact final

Recommandation

Déclencheur suggéré

Lorsqu'une tâche de la todo du dossier a été effectuée

Action suggérée

Changer l'état d'avancement du dossier concerné

Pause suggérée

Attendre 2 jours

Action suggérée

Notifier des contributeurs

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Scénario 8 : Vérifier si un dossier est complet à l'atteinte de la date limite, si non, relancer le contact

Recommandation

Ajouter une date limite au dossier

Déclencheur suggéré

Lorsqu'un dossier est créer

Pause suggérée

Attendre 1 jour avant la date limite

Condition suggérée

Vérifier s'il y a des éléments manquants (éléments manquants >1)

Action suggérée

Notifier des contributeurs

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Scénario 9 : Créer un bouton de raccourci pour envoyer un rappel en un clic à un contact

Déclencheur suggéré

Lors du clic sur un bouton personnalisé

Action suggérée

Notifier des contributeurs

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Scénario 10 : Envoyer un rappel tous les 5 jours à un contact qui n'a pas complété son dossier

Déclencheur suggéré

Lorsqu'un dossier est créé

Pause suggérée

Attendre 5 jours

Condition suggérée

Vérifier s'il y a des éléments manquants

Action suggérée

Notifier plusieurs collaborateurs

Pause suggérée

Attendre 5 jours

Condition suggérée

Vérifier s'il y a des éléments manquants

Action suggérée

Notifier plusieurs collaborateurs

Pause suggérée

Attendre 5 jours

Ainsi de suite

...

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Scénario 11 : Démarrer un second dossier lorsqu'un dossier est finalisé

Recommandation

Gardez en tête quelles sont les 2 procédures que vous souhaitez connecter.

Il faudra également utiliser les balises pour renseigner les coordonnées d'un contact existant ou capturé via le dossier initial.

Déclencher suggéré

Lorsque l'état d'avancement du dossier est mis à jour

Action suggérée

Créer un nouveau dossier

Action suggérée

Notifier plusieurs contributeurs (si la seconde procédure n'a pas d'email d'invitation)

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Scénario 12 : Assigner quelqu'un au rôle de contributeur et notifier cette personne

Recommandation

Listez l'ensemble des contributeurs potentiellement impliqués dans votre procédure.

Recueillez par exemple leurs noms, prénoms et adresses électroniques (si elles ne sont pas déjà connues) dans un formulaire.

Ainsi vous ajouterez ces infos sous forme de balise dans l'action d'assignation ci-dessous.

Déclencheur suggéré

Lorsqu'une étape de la liste est complétée (exemple une fiche de renseignements)

Action suggérée

Assigner un contributeur

Action suggérée

Notifier les contributeurs

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Scénario 13 : Organiser automatiquement les dossiers avec des étiquettes pour faciliter leur traitement par votre équipe

Recommandation

Créer tout d'abord une liste d'étiquettes

Déclencheur suggéré

Lorsqu'un contributeur clique sur le bouton < J'ai terminé>

Action suggérée (Optionnel)

Et la réponse à une question d'un formulaire est 'X'

Action suggérée

Appliquer une étiquette au dossier

Action suggérée

Notifier plusieurs contributeurs

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Scénario 14 : Notifier un collaborateur lorsque d'autres collègues complètent certaines tâches bien définies de la todo interne

Recommandation

Déclencheur suggéré

Lorsqu'une tâche est complétée

Déclencheur suggéré

Lorsqu'une seconde tâche est complétée

Déclencheur suggéré

Lorsqu'une troisième tâche est complétée

Action suggérée

Notifier les collaborateurs

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Scénario 15 : Attribuer un dossier à un responsable en fonction d'une localisation.

Déclencheur suggéré

Lorsqu’un dossier est créé

Condition suggérée

Quand la valeur du champ de formulaire est égale à “Normandie”

Action suggéré

Changer le responsable du dossier

Scénario 16 : Ajouter le contrat à signer après le remplissage du formulaire.

Déclencheur suggéré

Lorsque le statut de l’étape “Formulaire” devient approuvé

Action suggérée

Générer les fichiers des étapes “signer le contrat”

Scénario 17 : Modifier la date de clôture suite à une pré validation.

Déclencheur suggéré

Lorsque le statut du dossier devient “pré-approuvé”

Action suggéré

Modifier la date limite du dossier.

Scénario 18 : Pré valider un fichier et envoyer un message au contributeur concerné.

Déclencheur suggéré

Lorsqu’un contributeur est invité à compléter un dossier

Action suggérée

Notifier le contributeur concerné

Condition suggérée

Le statut de l’élément “fiche de renseignement à remplir” est égal à “en cours”

Action suggérée

Pré-valider les étapes

Scénario 19 : Nommer le dossier en fonction du nom complet du client.

Déclencheur suggéré

Lorsqu’un dossier est créé

Action suggérée

Changer le titre du dossier au nom complet du contact : {CONTACT_FULLNAME}

Scénario 20 : Envoyer un rappel à l'aide d'un bouton personnalisé.

Déclencheur suggéré

Lors du clic sur le bouton personnalisé “Envoyer un rappel”

Action suggérée

Notifier des collaborateurs

Scénario 21 : Envoyer un message à un contributeur lorsqu’une tâche d’une étape spécifique a été effectuée.

Déclencheur suggéré

Lorsque la tâche “valider” de l’étape “carte d’identité” a été effectuée

Action suggérée

Changer le statut du dossier à “pré-approuvé”

Action suggérée

Notifier le contributeur concerné

Scénario 22 : Valider un élément du dossier et modifier la visibilité des contributeurs.

Condition suggéré

Lorsque le “formulaire” est approuvé

Si oui : Action suggérée

Modifier la visibilité d’une étape par des contributeurs

Si non : Pause suggérée

Attendre jusqu’à 2 jours avant la date limite de l’étape

Action suggérée

Notifier le responsable du dossier

Scénario 23 : Renommer un dossier en fonction du nom de l’entreprise.

Déclencheur suggéré

Lorsqu’un dossier est créé

Action suggérée

Renommer le dossier : {CONTACT_COMPANY}

Scénario 24 : Changer le titre du dossier en fonction de la date de création.

Déclencheur suggéré

Lorsqu’un dossier est créé

Action suggérée

Renommer le dossier : {DOSSIER_CREATED_AT}

Scénario 25 : Mettre une adresse en copie.

Déclencheur suggéré

Lorsqu’un message est envoyer à un contributeur (destinataire principal)

Action suggérée

Notifier le contributeur concerné

Scénario 26 : Pré valider automatiquement une étape dès le dépôt d’une pièce jointe.

Déclencheur suggéré

Lorsqu’une pièce jointe est rattachée au dossier

Action suggérée

Valider une étape de la liste

Scénario 27 : Notifier les contributeurs en fonction d’un changement de responsable et du statut du dossier.

Déclencheur suggéré

Lorsque le responsable du dossier change

Condition suggérée

Le statut du dossier est égale à “en cours”

Action suggérée

Notifier le contributeur concerné

Scénario 28 : Modifier le statut du dossier lorsqu’une nouvelle étape est créée.

Déclencheur suggéré

Lorsqu’une nouvelle étape est créée dans la checklist

Condition suggérée

Le statut du dossier est égal à “pré-approuvé”

Action suggérée

Changer le statut du dossier à “en cours”

Scénario 29 : Notifier le responsable du dossier après un changement de statut d’une étape.

Déclencheur suggéré

Lorsqu’une étape d’un élément du dossier est déposé ou validé

Pause suggérée

Attendre jusqu'à 1 jour après l'événement précédent

Action suggérée

Notifier le responsable du dossier

Scénario 30 : Si information manquante, renommer le dossier en fonction d’une autre information.

Condition suggérée

La valeur de l’expression {CONTACT_FULLNAME} est vide

Action suggérée

Renommer le dossier avec un nouveau titre : {CONTACT_COMPANY}

Scénario 31 : Modifier un statut du dossier “pré validé” si un élément du dossier n’est pas approuvé.

Déclencheur suggéré

Lorsqu’un dossier est pré validé

Condition suggérée

Le statut de l’élément “carte d’identité” est différent de “approuvé”

Action suggérée

Modifier le statut du dossier à “en cours”

Scénario 32 : Changement de statut d’un dossier lorsque le destinataire secondaire cliquez sur le bouton “j’ai terminé”.

Déclencheur suggéré

Lorsqu’un contributeur secondaire clique sur le bouton < J’ai terminé >

Condition suggérée

Le statut du dossier est différent de “Pré-approuvé”

Action suggérée

Modifier le statut du dossier à “Pré-approuvé”

Scénario 33 : Rappelez le responsable du dossier un jour après la mise à jour de l’état d'avancement du dossier.

Déclencheur suggéré

Lorsque l’état d’avancement du dossier est mis à jour

Pause suggérée

Attendre jusqu’à 1 jour après l’événement précédent

Action suggérée

Notifier le responsable du dossier

Scénario 34 : Envoyer un rappel au responsable deux jours après un changement d’étape.

Déclencheur suggéré

Lorsque quelqu’un démarre un dossier via le portail

Condition suggérée

L’état d’avancement de ce dossier est égale à “vérification en cours”

Pause suggérée

Attendre jusqu’à 2 jours après l’événement précédent

Action suggérée

Notifier le responsable du dossier

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