Lorsque vous souhaitez collecter des fichiers avec Clustdoc, vous pouvez déterminer le nom qui leur sera attribué.
Avec cette fonctionnalité, vous pouvez automatiser le renommage des fichiers déposés par vos clients dans leur dossier, afin d’avoir des noms de fichiers uniformisés et adaptés à vos exigences.
Quand renommer les fichiers ?
Vous pouvez définir le moment où le fichier sera renommé :
À la création : Les fichiers sont renommés automatiquement dès leur dépôt par le client.
À l’export : Les fichiers sont renommés automatiquement lors de leur exportation.
Cela vous permettra de garder une nomenclature claire et organisée, surtout si vous traitez un grand nombre de documents.
Quels sont les types de renommage ?
Deux options s’offrent à vous :
Renommage automatique : Les fichiers déposés seront renommés selon le nom du document demandé.
Exemple : si vous avez demandé un passeport, le fichier sera renommé “Passeport-1.pdf”.
Avant : Après :
Personnalisation du préfixe : Les fichiers déposés seront renommés avec un préfixe personnalisé que vous aurez défini, suivi du nom du document demandé.
Exemple : si vous souhaitez que le nom de votre client apparaisse dans le nom du fichier, vous choisirez la balise “{CONTACT_FULLNAME}” comme préfixe, le fichier sera alors renommé “Jean-Dupont-passeport-1.pdf”.
Comment le mettre en place ?
C’est très simple ! Découvrons comment :
Rendez-vous dans vos Procédures et sélectionnez celle que vous souhaitez configurer.
Dans le menu latéral, cliquez sur Configuration > Général
Trouvez la section “Gérer la politique de renommage des fichiers”
Cocher la case selon si vous souhaitez un renommage à la création ou à l’export.
Facultatif : ajoutez un préfixe personnalisé.
Cliquez sur “Confirmer”
✅ Vous avez terminé !