Le traitement en bonne et due forme d'un dossier est essentiel pour garantir le bon avancement de l'entrée en relation. Pour vous permettre de garder un total contrôle sur les dossiers que vous recevez, vous disposez d'une option vous permettant d'approuver ou de rejeter les étapes complétées dans le cadre de votre dossier.
Ainsi, vous savez exactement :
Ce qui a été fait et ce qui doit être validé dans le cadre de la procédure
Ou en est le traitement des dossiers, et les choses validées au préalable par vos collègues
💡Note : L’interface de Clustdoc a été mise à jour. Le design présenté dans cette vidéo peut donc différer de celui que vous voyez aujourd’hui. 👉 Lire cet article
Approuver les éléments reçus
Si vous souhaitez approuver un élément reçu par votre client, il suffit de cliquer sur le bouton "Approuver" dans le panneau latéral de chacune des étapes.
Exemple : Si un client soumet une copie de sa pièce d’identité et que le document est lisible et conforme, vous pouvez cliquer sur “Approuver” afin de valider l’étape et permettre au client de poursuivre.
Rejeter ou commenter les mauvais fichiers
Si les éléments collectés ou complétés dans le cadre du dossier ne répondent pas à vos attentes, vous pouvez utiliser le module de commentaire pour expliquer clairement à votre client ce qui pose problème, tout en ayant la possibilité de supprimer les fichiers déjà soumis si nécessaire.
Réinitialiser une étape
Si vous souhaitez repartir de zéro sur une étape, vous pouvez cliquer sur le bouton “Réinitialiser” afin de supprimer tous les fichiers soumis par le client et lui permettre de re soumettre les informations demandées.
L’étape passera alors du statut “complété” au statut “manquant”
💡Veuillez noter que cela ne s'applique pas à un document signé. La signature électronique étant définitive, vous devrez préparer un autre contrat et l'afficher pour signature via le dossier.
Annuler la validation d’une étape
Si vous avez déjà approuvé une étape de la checklist ou un fichier associé et que vous souhaitez annuler cette action, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Approuvé" puis sur "Annuler la validation" pour faire repasser l'élément à l'étape "En attente de validation " et permettre aux destinataires d'envoyer des fichiers supplémentaires.
