Les groupes de mise à jour vous permettent de demander automatiquement à vos clients de mettre à jour certaines informations ou documents à intervalles réguliers.
Exemple d’utilisation : Imaginez que vous devez collecter un justificatif de domicile mis à jour auprès de vos clients tous les 3 mois à partir de janvier. Avec les groupes de monitoring des données, vous pouvez automatiser ce processus :
Le système enverra automatiquement une nouvelle demande de mise à jour à vos clients tous les 3 mois.
Les clients recevront une demande dédiée où ils pourront téléverser leur nouveau justificatif de domicile.
Une fois soumis, le nouveau document est automatiquement enregistré dans le profil du client.
De cette façon, vous pouvez automatiser vos contrôles récurrents (ex. : documents de conformité, attestations, KYC) et gagner du temps tout en gardant vos bases à jour.
Créer un groupe de mise à jour
Allez dans Paramètres > Champs de données > Monitoring de données.
Cliquez sur “Nouveau groupe.”
Renseignez les informations suivantes :
Intitulé : le nom du groupe (ex. : “Documents de conformité”).
Type : choisissez si vous souhaitez créer un groupe pour les Contacts ou les Entreprises.
Champs de données : sélectionnez les champs déjà créés que vous souhaitez inclure dans ce groupe.
Début de la période : indiquez la date à partir de laquelle les mises à jour doivent commencer.
Fréquence : définissez la périodicité de la mise à jour (ex. : chaque mois, tous les 6 mois, tous les ans…).
⚠️Un champ de données ne peut appartenir qu’à un seul groupe de mise à jour.
Fonctionnement des mises à jour
Lorsqu’une mise à jour est programmée, le contact ou l’entreprise concernée reçoit une nouvelle demande sous forme de nouveau dossier, dans lequel ils pourront fournir les informations ou documents attendus. Une fois le dossier envoyé, les éléments modifiés sont automatiquement mis à jour dans les fiches profil de vos contacts et entreprises.
L’expérience est identique à un dossier classique : les informations textuelles sont dans un formulaire et les documents sont à téléverser dans les champs correspondants.
💡Le dossier de mise à jour est automatiquement supprimé au bout d’un mois.
Suivi dans la fiche contact/entreprise
Dans la fiche d’un contact ou d’une entreprise vous pouvez ajouter la date précise d’expiration d’un champ. Pour ce faire : appuyer sur les “3 points” à côté du champs choisi, en cliquant sur cette icône, un pop-up s’affiche avec :
La date d’expiration à définir manuellement.
La date de la prochaine mise à jour.
La fréquence choisie.
⚠️ Remarque : cette option n’est possible que si le champ est déjà renseigné (il n’est pas possible de demander une mise à jour d’un champ vide).