La liaison des données vous permet de synchroniser automatiquement les informations entre vos dossiers Clustdoc et les fiches de vos contacts ou entreprises.
Concrètement, cette fonctionnalité vous évite les doubles saisies :
Les informations déjà enregistrées dans une fiche contact/entreprise peuvent être utilisées pour remplir un dossier.
Les informations collectées dans un dossier peuvent automatiquement compléter les champs de la fiche du contact ou de l’entreprise.
Pour y accéder :
Ouvrez la procédure de votre choix
Allez dans Configuration > Liaison des données
Cliquez sur “Nouvelle liaison des données” pour en créer.
Créer une nouvelle liaison
Lors de la création d’une liaison, vous devez renseigner plusieurs paramètres :
Direction de la cartographie :
De la fiche contact vers le dossier : les données de la fiche remplissent le dossier.
Du dossier vers la fiche contact : les informations du dossier viennent mettre à jour la fiche.
Bidirectionnel : les deux synchronisations sont possibles.
Type d’enregistrement : choisissez si la synchronisation concerne un Contact ou une Entreprise.
Données synchronisées : sélectionnez si vous liez des informations (champs de texte, liste, date, etc.) ou des documents.
Étape du dossier : indiquez l’étape d’origine
Champs de données : indiquez le champ destinataire.
Contributeurs : définissez quels contributeurs sont concernés par cette liaison..
⚠️ La source et la cible doivent être du même type (ex. champ texte → champ texte, document → document).
Exemple d’utilisation 1 : De la cible au dossier
Vous devez créer un dossier pour un client déjà enregistré dans votre base de contacts. Vous souhaitez éviter de ressaisir des informations déjà connues, comme le numéro de téléphone, afin de gagner du temps.
Grâce à la liaison des données, le numéro de téléphone déjà présent dans le profil du contact est automatiquement injecté dans le dossier. Ainsi, le formulaire est pré rempli avec les données existantes.
Exemple d’utilisation 2 : Du dossier à la cible
Lors d’un processus d’onboarding, un client saisit un nouveau numéro de téléphone dans un formulaire. Sans automatisation, l’équipe devrait ajouter ce numéro manuellement à son profil.
Avec la liaison des données, le numéro renseigné dans le dossier met directement à jour la fiche contact correspondante. Cela permet à l’équipe de toujours disposer de l’information la plus récente, sans double saisie ni risque d’oubli.