Le module de tâche “Edition de documents” permet à vos contacts d’éditer un document en ligne directement depuis leur interface. Une fois complété, le document est automatiquement enregistré dans la procédure, sans action supplémentaire de la part du client.
Comment ça marche ?
L’édition se fait en ligne via l’interface Google : aucune installation nécessaire, et vos contacts bénéficient des fonctionnalités collaboratives de Google (commentaires, édition simultanée, suggestions…).
Le document source peut être modifié à tout moment dans la procédure : vous n’avez pas besoin de recharger une nouvelle version si vous souhaitez faire des modifications. Il suffit de mettre à jour directement depuis la tâche.
Cette fonctionnalité est actuellement disponible pour les formats Word, Excel et PowerPoint.
Une fois la tâche marquée comme “complétée” par votre contact, une copie du document modifié est générée et ajoutée dans le dossier.
Une intégration avec Microsoft Office Online est prévue prochainement afin d’offrir plus de flexibilité selon vos préférences d’outils.
Comment créer une tâche d’édition de documents ?
Sélectionnez la procédure ou le dossier sur lequel vous souhaitez travailler
Cliquez sur le bouton “Ajouter des étapes” et sélectionnez “Effectuer une tâche”
Choisissez le module de tâche “Edition de documents”.
Importez le document que vous souhaitez partager.
Nommez votre tâche, ajoutez des instructions si nécessaire et confirmez.
Et du côté client final ?
Le contact verra une tâche contenant un lien “Ouvrir le document”.
Il pourra modifier ce document directement en ligne, puis cliquer sur “Marquer la tâche comme effectuée”.
À ce moment-là, une version finalisée du document est automatiquement sauvegardée dans le dossier.